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Indice dei Contenuti
- Introduzione
- Gestione Avanzata di SharePoint: Un’Aggiunta Necessaria
- Gli Errori nella Gestione dei Gruppi Microsoft 365
- L’Era del Microsoft 365 Copilot
- Controllo Accessi e Gestione dei Contenuti
- Potenziali Miglioramenti e Strategie Future
- Conclusioni
Introduzione
Durante la sessione del TEC 2024, Sanjoyan Mustafi, principal program manager per SharePoint e OneDrive, ha discusso delle sicurezze di SharePoint Online, della generazione di rapporti e dell’intelligenza artificiale, sollevando più domande che risposte. Questo approfondimento ha evidenziato le nuove sfide e necessità nell’ambito della gestione avanzata di SharePoint, o SAM, un add-on premium introdotto a marzo 2024.
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Gestione Avanzata di SharePoint: Un’Aggiunta Necessaria
La SAM include soluzioni per affrontare problemi di condivisione eccessiva, governance dei dati e gestione del ciclo di vita per i siti SharePoint Online. Con quasi 4 miliardi di documenti caricati giornalmente su Microsoft 365, emerge chiaramente l’esigenza di una gestione più efficace e mirata. Le politiche di SAM, come il blocco dei download e l’accesso condizionale, mirano a restringere l’accesso ai siti SharePoint Online sensibili e agli account OneDrive for Business solo a utenti specifici.
Gli Errori nella Gestione dei Gruppi Microsoft 365
L’approccio iniziale di Microsoft alla creazione di gruppi senza restrizioni, iniziato nel novembre 2014, ha portato a quello che oggi è noto come “team sprawl”. Questa decisione, presa per favorire la collaborazione, si è rivelata problematica, come dimostra la disastrosa esperienza delle cartelle pubbliche di Exchange. La revisione del 2016, che ha permesso la creazione libera di nuovi team, ha solo aggravato il problema, causando una gestione inefficace dei dati e la proliferazione di team inattivi o senza proprietari.
L’Era del Microsoft 365 Copilot
L’introduzione di Microsoft 365 Copilot ha ulteriormente complicato la gestione della condivisione dei documenti. Essendo basato su Graph, Copilot può accedere e utilizzare qualsiasi documento a cui l’utente autenticato ha accesso. Questo include documenti imprecisi o fuorvianti, introducendo il rischio che Copilot possa generare risposte basate su dati errati. Per mitigare questo rischio, Microsoft ha introdotto soluzioni come la Ricerca SharePoint Restretta e l’impostazione delle etichette di sensibilità che bloccano l’accesso a documenti specifici.
Controllo Accessi e Gestione dei Contenuti
Il Controllo Accesso Restretto (RAC) per SharePoint Online e OneDrive for Business, già disponibile, assicura che i link di condivisione presenti sui file in un sito non permettano l’accesso a utenti non autorizzati. Anche il Copilot rispetta il RAC e non accederà ai file nei siti protetti a meno che l’utente autenticato non sia nella lista di accesso.
Potenziali Miglioramenti e Strategie Future
Data la focalizzazione della SAM sul controllo della condivisione eccessiva per Copilot, sembrerebbe logico per Microsoft considerare la possibilità di integrare SAM direttamente con Microsoft 365 Copilot. Questa integrazione potrebbe fornire un controllo più efficace e diretto, migliorando sia la sicurezza che l’efficacia dell’intelligenza artificiale nel contesto aziendale.
Conclusioni
L’evoluzione di SharePoint in un contesto di gestione dati sempre più complesso richiede strumenti come la SharePoint Advanced Management. Con le giuste politiche e strumenti, è possibile affrontare efficacemente le sfide poste dalla moderna gestione dei dati aziendali. La prospettiva di un’integrazione più stretta con soluzioni AI come Microsoft 365 Copilot potrebbe rappresentare il futuro della gestione documentale e della collaborazione aziendale.
