Padroneggiare Microsoft Teams Capitolo 39: Automatizzare i Processi Aziendali in Microsoft Teams

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Nel contesto lavorativo moderno, l’automazione dei processi aziendali e la raccolta di informazioni sono diventati sempre più comuni. Se un’attività lavorativa è di routine, semplice e ripetitiva, e comporta l’inserimento di dati o la ricerca di informazioni, è probabile che sia un buon candidato per l’automazione dei processi aziendali. Microsoft Teams è una piattaforma di lavoro digitale progettata per facilitare la comunicazione, la collaborazione, la presa di decisioni e la creatività. Automatizzare il maggior numero possibile di compiti consente di concentrare l’attenzione sul portare il team al livello successivo di successo. Microsoft Teams permette l’integrazione di dati da applicazioni cloud di terze parti, offrendo così ampie possibilità di automazione dei processi aziendali. Questa automazione può essere realizzata in Microsoft Teams utilizzando bot e Microsoft Flow.

Cosa Sono i Bot?

Dato che Microsoft Teams è un’applicazione basata sulla chat, non sorprende che sia possibile automatizzare alcuni processi aziendali interagendo con un bot. Un bot è un programma configurato per inviare messaggi predefiniti e richieste di decisioni agli utenti finali, aiutandoli a semplificare e automatizzare i processi. I bot in Microsoft Teams consentono ai membri del team di interagire con servizi cloud in conversazioni naturali in chat e attraverso comandi specifici, a seconda del bot installato. I bot sono sviluppati utilizzando il Microsoft Bot Framework, che facilita la connessione con Microsoft Teams e l’App Store.

I bot possono essere attivati tramite messaggi di chat o nelle conversazioni nei canali; tuttavia, a seconda del bot installato, potrebbe funzionare solo in uno dei due contesti. Quando si invia un messaggio a un bot, questo solitamente risponde con istruzioni sulle funzionalità offerte.

Nota: La lista dei bot disponibili in Microsoft Teams è in continua evoluzione con lo sviluppo di nuovi bot.

Cosa Possono Fare i Bot

Microsoft Teams offre molte opzioni per i bot che aiutano i membri del team con una varietà di processi aziendali. Un esempio è il bot “Polly”, che permette di raccogliere feedback dai nuovi membri del team riguardo ai loro primi 30 giorni di lavoro. I bot collegano gli utenti a servizi cloud e sfruttano le funzionalità di questi servizi per svolgere compiti di base in Teams quando si interagisce con loro.

Funzioni Principali dei Bot

1. Schedulazione: I bot possono aiutare a organizzare riunioni, sincronizzare calendari, proporre orari disponibili, sondare i partecipanti per il miglior orario, inviare inviti e persino fornire una lista di sale riunioni disponibili.
2. Gestione dei Compiti: I bot possono assistere nella gestione dei progetti, come raccogliere rapporti di stato quotidiani dai membri del team, inviare promemoria per completare i rapporti di stato, e gestire documenti e compiti attraverso i loro cicli di vita.
3. Sondaggi: I bot possono eseguire sondaggi, un metodo semplice per ottenere feedback dai membri del team fornendo loro una lista di scelte predefinite da selezionare. I bot consolidano le risposte, consentendo di analizzare i risultati.

Come Aggiungere Bot a un Team

I bot possono essere aggiunti a un team da ogni membro, a meno che questa impostazione non sia modificata dall’amministratore di Office 365 o dal proprietario del team.

Passaggi per Aggiungere un Bot a un Team:

1. Fare clic sull’ellisse (…) a destra del team a cui si desidera aggiungere il bot.
2. Fare clic su Gestisci team.
3. Fare clic su App.
4. Fare clic su Vai allo Store.
5. Fare clic su Bot nel menu a sinistra sotto Store per visualizzare solo le app bot.
6. Selezionare il bot da aggiungere al team.
7. Selezionare il nome del team dal menu a tendina Aggiungi al team e quindi fare clic su Installa.

Nota: Le app esterne possono essere disabilitate dall’amministratore di Office 365. Se non è possibile aggiungere un bot, potrebbe essere questa la causa.

Automatizzare i Processi Aziendali con Microsoft Flow

Oltre ai bot, Microsoft Flow (ora noto come Power Automate) è un potente strumento che permette di automatizzare flussi di lavoro tra applicazioni e servizi. Con Power Automate, è possibile creare flussi automatizzati che collegano Microsoft Teams ad altre applicazioni, sia interne che esterne.

Vantaggi di Utilizzare Microsoft Flow in Teams:

• Automatizzazione delle Notifiche: Creazione di flussi che inviano automaticamente notifiche in Teams quando si verificano determinate azioni in altre applicazioni (es. ricezione di una nuova email).
• Integrazione con Altri Servizi: Connettori per centinaia di servizi cloud e locali, consentendo flussi di lavoro personalizzati che attraversano diverse applicazioni aziendali.
• Semplificazione delle Attività Ripetitive: Flussi automatizzati per approvazioni, aggiornamenti di stato, gestione dei documenti, ecc., riducendo l’intervento manuale e aumentando l’efficienza.

Considerazioni sull’Automazione in Teams

L’automazione dei processi aziendali in Microsoft Teams offre numerosi vantaggi in termini di efficienza e produttività. Tuttavia, è fondamentale che le organizzazioni considerino attentamente quali processi automatizzare e come farlo in modo sicuro e conforme alle politiche aziendali. La scelta degli strumenti giusti, come bot e Power Automate, e la loro corretta implementazione possono fare una grande differenza nel successo della trasformazione digitale dell’organizzazione.

Conclusione

L’integrazione di bot e flussi automatizzati in Microsoft Teams rappresenta un passo avanti significativo per molte aziende nel migliorare l’efficienza e ottimizzare i flussi di lavoro. Automatizzando le attività ripetitive, i team possono concentrare le loro energie su iniziative strategiche e innovazione, portando a un maggiore successo aziendale.