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Nel contesto di Microsoft Teams, è essenziale adottare un approccio strategico per la creazione e gestione di nuovi team e canali. Un piano ben strutturato evita duplicazioni, mantiene l’organizzazione efficiente e migliora l’esperienza degli utenti. In questo capitolo, esamineremo come determinare se è necessario creare un nuovo team e quali considerazioni fare per la gestione efficace dei canali, sia pubblici che privati.
Determinare se Creare un Nuovo Team
Quando si valuta la richiesta di un nuovo team in Microsoft Teams, è importante considerare vari fattori per decidere se il team dovrebbe essere creato o meno. La duplicazione dei team può portare a confusione e frustrazione per gli utenti finali, mentre un numero eccessivo di team può risultare difficile da gestire, con un eccesso di notifiche e la necessità di passare continuamente da un team all’altro per completare il lavoro.
Fattori da Considerare per Creare un Nuovo Team
Ecco alcune domande da porsi quando si decide se creare un nuovo team:
- Esiste già un team o un canale per lo stesso dipartimento, iniziativa, progetto, caso o account?
È fondamentale verificare se un team o un canale che soddisfi già le esigenze esiste. La creazione di duplicati può portare a disorganizzazione e inefficienza. - Esiste già un team con gli stessi membri del team proposto?
Se un team con la stessa composizione esiste già, potrebbe essere più efficace aggiungere nuovi canali a quel team piuttosto che crearne uno nuovo. - Saranno inclusi membri esterni come ospiti?
Se si prevede di includere membri esterni, un nuovo team potrebbe essere necessario per limitare l’accesso degli ospiti al contenuto specifico senza esporre loro altre informazioni riservate dell’organizzazione.
Quando la risposta a una di queste domande è “sì”, potrebbe non essere necessario creare un nuovo team. Al contrario, se non esistono team o canali simili e si prevedono nuovi requisiti o progetti con composizioni diverse di membri, allora la creazione di un nuovo team è giustificata.
Processo per Creare e Gestire i Canali
In Microsoft Teams, i canali rappresentano lo spazio di lavoro principale all’interno di un team. Un team può avere diversi canali per gestire diverse aree di lavoro o progetti, creando una struttura nidificata che consente una gestione organizzata e specifica delle attività.
Tipi di Canali
Esistono due tipi di canali in Teams: canali pubblici e privati. Entrambi hanno funzionalità uniche e sono progettati per soddisfare diverse esigenze all’interno dei team.
Canali Pubblici
I canali pubblici, come il canale predefinito Generale, sono accessibili a tutti i membri di un team. Questi canali sono ideali per comunicazioni e collaborazioni generali che non richiedono restrizioni di accesso.
Come Utilizzare i Canali Pubblici
I canali pubblici possono essere utilizzati per suddividere un flusso di lavoro all’interno di un progetto o team. Ad esempio, un team di progetto può essere suddiviso in canali per ciascun ruolo, come analisti, sviluppatori e responsabili. Questo approccio permette ai membri del team di concentrarsi sulle attività specifiche per loro senza doversi districare tra un insieme più ampio di messaggi e contenuti.
Un altro esempio è la suddivisione di un progetto in fasi specifiche come Scoperta, Progettazione, Implementazione, Qualità e Distribuzione. Ogni flusso di lavoro può avere documenti specifici, conversazioni e, in alcuni casi, membri diversi che si uniscono o lasciano il progetto.
Canali Privati
I canali privati offrono un’area riservata all’interno di un team per un sottogruppo limitato di utenti. Questi canali sono ideali per condividere informazioni sensibili come budget o piani strategici. I canali privati dovrebbero essere usati con parsimonia, poiché ogni team è limitato nel numero di canali privati che può avere.
Quando viene creato un canale privato, viene anche generata una raccolta siti separata in cui vengono archiviati i documenti. Chiunque può accedere alle informazioni archiviate in un canale privato, purché sia un membro del team e sia stato invitato al canale privato.
Chi Dovrebbe Poter Creare Canali Privati?
La possibilità di creare canali privati può essere gestita sia a livello organizzativo che a livello di team. Per controllare questa funzionalità a livello organizzativo, l’amministratore di Teams può configurare una politica nel Teams Admin Center. Le politiche personalizzate potrebbero richiedere alcune ore per entrare in vigore.
A livello di team, il membro che crea il canale privato diventa il proprietario del canale e solo lui può invitare altri membri, compresi gli ospiti.
Considerazioni Finali sulla Creazione e Gestione dei Canali
Gestire efficacemente i canali in Microsoft Teams richiede una pianificazione strategica per assicurare che la struttura sia allineata con gli obiettivi e le esigenze dell’organizzazione. La creazione di canali pubblici e privati dovrebbe essere fatta con attenzione per evitare la frammentazione delle informazioni e garantire che i membri del team abbiano accesso solo alle informazioni necessarie per il loro lavoro.
