Padroneggiare Microsoft Teams Capitolo 34: Opzioni per la Creazione dei Team in Microsoft Teams

• Questo Articolo fa parte della Guida Completa che trovate QUI
• Se volete la Certificazione Ufficiale di questo Corso CLICCATE QUI
• Potete Acquistare una Licenza per Microsoft Teams QUI

Nell’implementazione di Microsoft Teams in un’organizzazione, è fondamentale stabilire un processo per la creazione dei team che sia allineato alle esigenze e alla cultura aziendale. In questo capitolo, esploreremo diverse opzioni per la creazione dei team e analizzeremo i pro e i contro di ciascuna. La scelta dell’approccio giusto può influenzare significativamente l’adozione da parte degli utenti e la governance generale della piattaforma.

Nessun Processo di Creazione del Team

Un’opzione è permettere la creazione libera dei team senza alcuna pianificazione o processo strutturato. Questa è spesso l’approccio più rapido e semplice per iniziare, ma non è adatto alla maggior parte delle organizzazioni.

Pro:

• Promuove la massima adozione a breve termine poiché non richiede una formazione o una pianificazione dettagliata.
• È il metodo più veloce da implementare.

Contro:

• Rischio elevato di perdita di dati o di organizzazione inefficace.
• Difficoltà nel mantenere, organizzare e riutilizzare i dati nel tempo.
• Potenziali problemi di governance e conformità con i dati aziendali.

Richiesta di Team Revisata dall’Amministratore o Help Desk

Un altro scenario per la creazione dei team è implementare un processo di richiesta tramite un modulo o una lista all’interno di un team esistente. Gli utenti possono richiedere un nuovo team direttamente dal client di Teams, e un amministratore o specialista IT rivede la richiesta prima di creare il team, se approvato.

Pro:

• Implementazione rapida e senza costi aggiuntivi per l’organizzazione.
• Permette di evitare la creazione di team duplicati grazie alla configurazione della lista in SharePoint.

Contro:

• Richiede una persona per elaborare ogni richiesta, consumando tempo e risorse.
• È necessario disabilitare la capacità degli utenti di creare gruppi, limitando questa funzionalità solo a determinati individui.

Posizionamento dei Richiedenti di Team in un Gruppo di Sicurezza

Questa opzione rappresenta un compromesso tra il controllo centralizzato e la flessibilità. Un amministratore di Office 365 può creare un gruppo di sicurezza e includervi solo persone di fiducia, possibilmente dopo che hanno completato un corso di formazione.

Pro:

• Riduce il carico di lavoro per gli amministratori IT permettendo agli utenti di fiducia di creare team autonomamente.
• Consente agli utenti di creare altre applicazioni correlate di Office 365 come Planner, gruppi Yammer, e gruppi Office 365.

Contro:

• Non garantisce che gli utenti seguano tutte le regole stabilite.
• Potenziali problemi con convenzioni di denominazione, prevenzione di nomi duplicati e controllo della quantità di team creati.

Lista di Richiesta SharePoint che Attiva un Flusso

Se si desidera limitare completamente gli utenti dal creare team (o altre applicazioni correlate ai gruppi), questo approccio rappresenta la soluzione meno programmabile. Consiste nell’impostare una lista SharePoint che esegue controlli prima che l’utente invii l’elemento della lista. Quando l’elemento viene inviato, si attiva un flusso che lavora per provvedere alla creazione del team associato.

Pro:

• Permette di controllare il numero, la denominazione e la frequenza di creazione dei nuovi team.
• Richiede meno programmazione rispetto ad altre soluzioni più complesse.
• Quasi immediato e non richiede agli utenti di attendere la creazione del team.

Contro:

• Richiede tempo per essere impostato e necessita di qualcuno con conoscenze tecniche.
• Richiede l’approvazione dell’organizzazione per l’uso del flusso, e potrebbe generare costi aggiuntivi in caso di un numero molto elevato di richieste.
• Limita le personalizzazioni che si possono applicare ai componenti allegati al team.

Lista di Richiesta SharePoint con PowerShell o Codice

Questa è l’opzione più complessa e richiede una programmazione più dettagliata. In un’organizzazione che richiede una struttura rigorosa, governance e controllo, questo approccio è ideale. Gli utenti richiedono un team tramite una lista SharePoint, e poi un task pianificato su un server Windows o Azure Functions processa gli elementi della lista, crea il team e notifica il richiedente.

Pro:

• Permette il massimo controllo sui dettagli del team creato.
• Consente di personalizzare il team (nei limiti consentiti da Microsoft) e modificare impostazioni come quelle di condivisione della raccolta siti SharePoint.
• Permette di tracciare ulteriori informazioni sul team e di creare processi di revisione periodica.

Contro:

• Richiede un programmatore esperto per creare il processo.
• Necessita di un account Azure o di un server Windows per eseguire il codice.
• Può causare ritardi per gli utenti prima che il team sia utilizzabile, se il codice è impostato per essere eseguito a intervalli pianificati.

Se tutte queste idee sembrano troppo impegnative o complesse, esistono applicazioni di terze parti che automatizzano questi processi. Tuttavia, questi prodotti possono essere costosi e devono essere attentamente valutati prima dell’acquisto.

Conclusioni

La scelta del metodo di creazione dei team in Microsoft Teams dipende molto dalle esigenze specifiche e dalla cultura dell’organizzazione. Mentre alcune aziende possono optare per un approccio più aperto e flessibile, altre potrebbero richiedere un controllo più rigoroso e strutturato. Qualunque sia l’approccio scelto, è essenziale stabilire una governance chiara e comunicare efficacemente con gli utenti per garantire un’adozione fluida e una gestione efficiente della piattaforma.