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Microsoft Teams è una piattaforma versatile che consente di gestire una vasta gamma di eventi e riunioni, dai meeting aziendali quotidiani agli eventi live con migliaia di partecipanti. Questo capitolo esplora in dettaglio le funzionalità degli eventi live in Teams, le migliori pratiche per l’organizzazione di eventi efficaci e come ottimizzare le riunioni in ambienti diversi, inclusi sale conferenze attrezzate.
Eventi Live in Teams
Quando si desidera raggiungere un pubblico più ampio di quello che una normale riunione in Teams può offrire, è possibile utilizzare la funzionalità di eventi live in Teams. Questa funzione è particolarmente utile per presentazioni aziendali, webinar o altre comunicazioni di massa. A differenza delle riunioni standard, gli eventi live consentono a un numero limitato di presentatori di comunicare con decine di migliaia di partecipanti, che possono ascoltare e vedere le presentazioni ma non interagire direttamente o condividere contenuti. I partecipanti possono invece utilizzare un modulo di domande e risposte per comunicare con i moderatori, i quali possono rispondere privatamente o pubblicamente.
Creare un Evento Live in Teams
Per produrre un evento live in Teams, è necessaria una preparazione adeguata. Prima di tutto, bisogna selezionare un team di esperti che contribuiranno all’evento. A seconda della complessità dell’evento, il numero di persone coinvolte può variare, ma generalmente servono almeno uno o due produttori che controllano la trasmissione, uno o più presentatori e un moderatore per la sezione Q&A.
Durante la pianificazione dell’evento live, bisogna decidere anche chi può visualizzarlo. Le opzioni includono la possibilità di limitare l’accesso a specifiche persone o gruppi all’interno dell’organizzazione, renderlo accessibile a tutta l’organizzazione o aprirlo al pubblico generale. È anche possibile decidere se l’evento deve essere registrato e se la registrazione deve essere disponibile solo per il gruppo dell’evento o anche per i partecipanti. Inoltre, è possibile scegliere se utilizzare o meno il modulo Q&A.
Nota: La pratica è la chiave del successo per la produzione di un evento live. È consigliabile fare prove generali per assicurarsi che tutto funzioni correttamente e che non ci siano intoppi durante l’evento.
Produzione dell’Evento Live
Il presentatore utilizza l’app desktop di Teams per presentare, operando in modo simile a come farebbe in una riunione normale. Il produttore, invece, ha una vista diversa e più avanzata, che gli consente di controllare la trasmissione in diretta, alternare tra video del presentatore e condivisione di contenuti o combinare entrambi, come illustrato nella figura di esempio (non inclusa).
Quando l’evento live è terminato, il produttore seleziona l’opzione per concludere la trasmissione. Una volta concluso, non è possibile continuare o riavviare l’evento. Se è stata scelta l’opzione di rendere disponibile la registrazione ai partecipanti, questi potranno rivedere l’evento registrato anche dopo la conclusione, come uno streaming video on-demand.
Nota: Gli eventi live di Teams sono inclusi nella maggior parte dei pacchetti di licenze di Microsoft 365, ma non in tutti. Assicurarsi di avere la licenza corretta prima di pianificare l’uso degli eventi live.
Utilizzo di Teams in Sala Conferenze
Microsoft Teams offre un’esperienza coerente attraverso dispositivi diversi, rendendo facile condurre una riunione in una sala conferenze come dalla propria scrivania. Per un’esperienza ottimale, è necessario avere l’attrezzatura giusta.
Microsoft Teams Room (MTR)
Microsoft Teams Room è un insieme di soluzioni per sale riunioni costruite appositamente, fornite da una gamma di produttori terzi con esperienza nativa di Teams. Questa soluzione è ideale per le sale conferenze di varie dimensioni e offre il set più completo di funzionalità per le riunioni in Teams, integrandosi con periferiche audio/video certificate e supportando anche le riunioni su Skype for Business e piattaforme di terze parti come Cisco e Zoom.
In una sala conferenze dotata di un sistema Microsoft Teams Room, troverai uno o due monitor davanti alla sala e un pannello di controllo sul tavolo. Dal pannello di controllo, hai il pieno controllo della riunione, consentendo di concentrarti su ciò che viene detto e condiviso durante la riunione.
Barre di Collaborazione
Le barre di collaborazione sono soluzioni più compatte e integrate per sale riunioni più piccole, talvolta chiamate “huddle rooms”. Rispetto ai sistemi Microsoft Teams Room, le barre di collaborazione sono più piccole e spesso combinate in un’unica unità. Offrono un set di funzionalità meno ricco ma sufficiente per la maggior parte delle riunioni informali in spazi più piccoli. Sono disponibili da diversi produttori terzi e offrono un’esperienza Teams ben nota.
Microsoft Surface Hub
Il Microsoft Surface Hub è una soluzione all-in-one per riunioni e co-creazione, ottimizzata per l’esperienza touch e pen. È ideale per le stanze di focus e le “huddle rooms”, dove è possibile utilizzare la lavagna digitale per sessioni creative. Il Surface Hub può essere esteso a stanze più grandi e collegato a un sistema Microsoft Teams Room per potenziare la creatività dei team.
Nota: Tutti questi dispositivi possono essere prenotati utilizzando Outlook o Teams e, al momento dell’inizio della riunione, basta avvicinarsi al dispositivo e con un’esperienza di join con un solo tocco, si è connessi alla riunione Teams in pochissimo tempo, senza problemi.
L’Importanza della Qualità Audio
Come discusso nei capitoli precedenti riguardo le chiamate audio, la qualità dell’audio è cruciale per una conversazione produttiva e questo vale anche per le riunioni. Una cuffia certificata Teams è un requisito essenziale per un’esperienza di riunione eccellente. Si consiglia di evitare di utilizzare gli auricolari forniti con il telefono mobile e, per quanto possibile, di non utilizzare altoparlanti e microfoni integrati nel cellulare o nel laptop.
