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Microsoft Teams è uno strumento versatile che permette di organizzare e partecipare a riunioni in modo semplice ed efficace. In questo capitolo, vedremo come partecipare a riunioni private, utilizzare le funzionalità avanzate della schermata di pre-partecipazione, e come organizzare riunioni di canale per massimizzare la collaborazione del team.
Partecipare a Riunioni Private
Partecipare a una riunione privata in Microsoft Teams è un processo semplice e intuitivo. Esistono due modi principali per unirsi a una riunione: utilizzando l’app desktop di Teams o il componente aggiuntivo di Outlook.
Come Partecipare a una Riunione Tramite l’App Desktop di Teams
- Clicca sull’icona del Calendario situata a sinistra dell’app Teams. Tutte le tue riunioni imminenti vengono visualizzate in modalità calendario.
- Seleziona la riunione a cui desideri partecipare e clicca su Partecipa. Puoi anche aprire la riunione per visualizzare ulteriori informazioni e cliccare sul pulsante Partecipa in alto a destra nell’invito alla riunione, oppure sul link Clicca qui per partecipare alla riunione situato in fondo all’invito.
Come Partecipare a una Riunione Tramite il Componente Aggiuntivo di Outlook
- Nel calendario di Outlook, clicca sulla riunione per aprire l’invito.
- Clicca sul link Clicca qui per partecipare alla riunione.
La Schermata di Pre-Partecipazione alla Riunione
Prima di entrare in una riunione, Microsoft Teams presenta una schermata di pre-partecipazione dove puoi verificare le impostazioni dei dispositivi audio e video. Qui, puoi scegliere se attivare o disattivare la videocamera e il microfono e selezionare il dispositivo audio da utilizzare. Le selezioni effettuate nella riunione precedente vengono ricordate, quindi, solitamente, non è necessario apportare molte modifiche da una riunione all’altra.
Opzioni Disponibili nella Schermata di Pre-Partecipazione:
- Controllo Audio/Video: Verifica che il microfono e la videocamera siano impostati correttamente.
- Filtri di Sfondo: Puoi scegliere di aggiungere un effetto di sfondo sfocato o un’immagine di sfondo specifica. Questa funzione è utile per eliminare le distrazioni visive.
- Suggerimento sul Microfono: Se ci sono già diversi partecipanti nella riunione, Teams suggerisce di disattivare il microfono per evitare interruzioni accidentali.
Riunioni di Canale
Le riunioni di canale sono riunioni programmate che si svolgono all’interno di un canale specifico di un team. Queste riunioni offrono diversi vantaggi, tra cui la possibilità di invitare rapidamente tutti i membri di un team e di conservare tutte le informazioni relative alla riunione all’interno del canale come una risorsa organizzativa. Durante una riunione di canale, l’app Teams visualizza un’icona a forma di telecamera accanto al nome del canale e un messaggio di riunione viene pubblicato nella conversazione del canale, mostrando chi ha partecipato e il tempo trascorso.
| Caratteristiche delle Riunioni di Canale | Descrizione |
|---|---|
| Invito Rapido di Tutti i Membri del Team | Invita automaticamente tutti i membri del team alla riunione. |
| Salvataggio Automatico delle Informazioni sulla Riunione | Salva automaticamente il tempo totale della riunione, i partecipanti, i file allegati e la chat nel canale. |
| Icona Telecamera per le Riunioni in Corso | Mostra un’icona di telecamera accanto al nome del canale per indicare che è in corso una riunione. |
| Esperienza Limitata per i Contatti Esterni | I contatti esterni invitati a una riunione di canale non hanno accesso a tutte le funzionalità come i membri del team (ad esempio, la chat della riunione). |
Pianificazione delle Riunioni di Canale
Le riunioni di canale possono essere programmate solo tramite l’app Microsoft Teams (non attraverso il componente aggiuntivo di Outlook). I membri del team non riceveranno una notifica email quando una riunione di canale viene pianificata; per informare i membri del team della riunione, è consigliabile aggiungerli al campo dei partecipanti obbligatori nell’invito alla riunione.
- Clicca sull’icona del Calendario situata a sinistra nell’app Teams.
- Clicca sul pulsante Nuova riunione.
- Compila il titolo, la data e l’ora di inizio e fine della riunione.
- Seleziona un canale dal menu a tendina Aggiungi canale.
- Clicca sul pulsante Invia.
Gestione delle Riunioni e Partecipazione Efficace
Partecipare e gestire riunioni in Microsoft Teams richiede non solo la comprensione delle funzionalità della piattaforma, ma anche una buona etichetta per assicurare che tutte le riunioni siano produttive. Ecco alcuni consigli per una partecipazione efficace:
- Testa i tuoi Dispositivi: Verifica sempre il tuo audio e video prima della riunione.
- Usa la Funzione Muto: Quando non stai parlando, disattiva il microfono per ridurre i rumori di fondo.
- Partecipa Puntualmente: Unisciti alla riunione qualche minuto prima dell’orario previsto per evitare ritardi.
Conclusione
Microsoft Teams offre strumenti potenti per migliorare la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione. Sfruttare appieno le funzionalità di pianificazione e gestione delle riunioni in Teams può migliorare notevolmente l’efficienza e la produttività del tuo team. Nel prossimo capitolo, esploreremo ulteriori strumenti avanzati per la collaborazione e la gestione dei progetti all’interno di Microsoft Teams.
