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Le riunioni sono un elemento centrale della collaborazione aziendale, ma negli ultimi anni si è discusso molto su quanto tempo, denaro e risorse vengano sprecati in riunioni inefficaci. In questo contesto, Microsoft Teams offre una serie di strumenti che permettono di organizzare riunioni in modo più efficiente, risparmiando tempo e migliorando la produttività del team. In questo capitolo, esploreremo i diversi tipi di riunioni che è possibile organizzare in Teams, come pianificarle, parteciparvi e sfruttare al meglio le funzionalità offerte dalla piattaforma.
Tipologie di Riunioni in Microsoft Teams
Microsoft Teams offre cinque esperienze di riunione distinte: riunioni private, riunioni di canale, riunioni ad hoc, riunioni in stanze separate (breakout rooms) e eventi live. Ogni tipo di riunione è progettato per soddisfare esigenze diverse, offrendo un’ampia gamma di opzioni per lo stile di comunicazione, tra cui video, voce, condivisione dello schermo e chat all’interno della riunione.
| Tipo di Riunione | Descrizione |
|---|---|
| Riunioni Private | Riunioni tradizionali simili agli inviti di riunione in Outlook, che possono essere pianificate attraverso Teams o Outlook. |
| Riunioni di Canale | Riunioni aperte a tutti i membri di un canale specifico in Teams. |
| Riunioni Ad Hoc | Riunioni istantanee che possono essere avviate senza una pianificazione preventiva. |
| Riunioni in Stanze Separate | Sottogruppi di riunioni all’interno di una riunione più grande, ideali per sessioni di lavoro di gruppo o discussioni specifiche. |
| Eventi Live | Eventi digitali per un pubblico esteso, come webinar o presentazioni aziendali, che possono essere trasmessi a centinaia o migliaia di partecipanti. |
Riunioni Private
Le riunioni private sono il tipo di riunione più tradizionale in Microsoft Teams. Sono simili agli inviti di riunione di Outlook e possono coinvolgere due o più persone. Queste riunioni possono essere programmate direttamente tramite l’app Teams o tramite Outlook utilizzando un componente aggiuntivo che si integra perfettamente con la piattaforma Teams se hai installato Microsoft Office sul tuo dispositivo.
Riunioni Formali vs. Informali
Prima di pianificare una riunione, è importante chiedersi se si tratta di una riunione formale o informale. Tecnicamente, entrambe le riunioni sono programmate allo stesso modo, ma una riunione formale richiede in genere una preparazione più accurata, coinvolgendo un numero maggiore di partecipanti, un’agenda dettagliata, note di riunione e meno margine per imprevisti. Le riunioni informali, invece, richiedono meno preparazione e struttura.
È possibile includere un’agenda nell’invito alla riunione o aggiungerla alle Note di Riunione disponibili in Teams. Qui è anche possibile aggiungere documenti, lavagne interattive e prendere note prima, durante e dopo la riunione.
| Caratteristica della Riunione | Riunione Formale | Riunione Informale |
|---|---|---|
| Partecipanti | Gruppo ampio | Gruppo ristretto |
| Preparazione | Richiede preparazione e agenda | Minima o nessuna preparazione |
| Note e Documenti | Utilizzo di note e documenti strutturati | Poca o nessuna documentazione |
| Gestione delle Interruzioni | Ruoli definiti per gestire la chat e moderare | Meno strutturato, maggiore flessibilità |
Pianificazione delle Riunioni Private
Per pianificare una riunione tramite l’app Microsoft Teams:
- Clicca sull’icona del Calendario situata sulla barra laterale sinistra nell’app Teams.
- Clicca sul pulsante Nuova riunione.
- Compila il titolo della riunione, la data e l’ora di inizio e fine.
- Nella sezione Aggiungi partecipanti obbligatori, inserisci almeno un nome. Puoi digitare il nome di una persona e selezionarla dal menu a discesa, oppure aggiungere liste di distribuzione e gruppi di Office 365.
- Se inviti una persona esterna all’organizzazione, digita il suo indirizzo email completo e seleziona Invita dal menu a discesa.
- Clicca su Invia per inviare l’invito alla riunione.
Pianificazione delle Riunioni tramite il Componente Aggiuntivo di Outlook
Per pianificare una riunione tramite il componente aggiuntivo di Outlook:
- Nel calendario di Outlook, clicca sull’icona Nuova riunione di Teams nella barra in alto.
- Inserisci l’oggetto della riunione, l’ora di inizio, l’ora di fine e gli invitati.
- Clicca su Invia per inviare l’invito. Tutti i partecipanti riceveranno un’email con un link per partecipare alla riunione in Teams.
Quando utilizzi il componente aggiuntivo di Outlook per pianificare una riunione in Microsoft Teams, puoi anche cliccare su Nuova riunione e poi selezionare Riunione di Teams per raggiungere la stessa destinazione nel processo di pianificazione della riunione.
Partecipazione alle Riunioni in Microsoft Teams
Partecipare a una riunione in Microsoft Teams è semplice e intuitivo, con diverse opzioni per connettersi, a seconda delle preferenze e delle esigenze. Quando ricevi un invito a una riunione, clicca sul link nell’email o nella notifica del calendario per unirti alla riunione. Puoi scegliere di unirti tramite il client desktop di Teams, l’app mobile o il browser web. Teams offre una esperienza uniforme su tutti i dispositivi e piattaforme, sia che ti trovi in ufficio, in una sala conferenze o in movimento.
Opzioni di Partecipazione
- Client Desktop: La versione desktop di Microsoft Teams offre l’esperienza più completa, con accesso a tutte le funzionalità della riunione, inclusa la condivisione dello schermo, il controllo remoto e l’utilizzo di app di terze parti.
- App Mobile: Ideale per partecipare alle riunioni in movimento. L’app mobile di Teams è disponibile sia per iOS che per Android, permettendo di partecipare alle riunioni ovunque ci si trovi.
- Browser Web: Se non hai l’app Teams installata, puoi comunque partecipare a una riunione tramite un browser web, utilizzando funzionalità di base come audio e video.
Funzionalità di Riunione Avanzate
Microsoft Teams offre diverse funzionalità avanzate per migliorare l’esperienza delle riunioni:
- Registrazione delle Riunioni: Registra le riunioni per documentare le discussioni e le decisioni, che possono essere utili per chi non ha potuto partecipare.
- Lavagna Interattiva: Una lavagna digitale per brainstorming e visualizzazione delle idee.
- Sfondi Personalizzati: Personalizza lo sfondo del video per un tocco professionale o per nascondere l’ambiente circostante.
- Stanze per Sottogruppi (Breakout Rooms): Crea stanze separate all’interno di una riunione principale per discussioni di gruppo più piccole.
Conclusione
Le riunioni in Microsoft Teams sono progettate per essere flessibili e adattabili alle diverse esigenze aziendali, garantendo al contempo efficienza e produttività. Utilizzando le numerose funzionalità offerte da Teams, puoi gestire riunioni più efficaci, ridurre il tempo sprecato e migliorare la collaborazione tra i membri del team. Nel prossimo capitolo, esploreremo come ottimizzare ulteriormente l’uso di Teams per la gestione dei progetti e la collaborazione tra team distribuiti.
