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Le chat in Microsoft Teams rappresentano uno strumento fondamentale per gestire conversazioni 1:1 o di gruppo in modo privato o ad hoc, senza che queste appartengano a una conversazione di canale. Le chat sono perfette per discussioni rapide e scambi di idee che non richiedono la visibilità o la partecipazione dell’intero team. La cronologia delle chat viene mantenuta e resa disponibile su tutti i dispositivi connessi a Teams, consentendo di continuare la conversazione da dove si era interrotta, anche quando si è in movimento.
Quando Utilizzare le Chat o le Conversazioni nei Canali
Un buon criterio per scegliere tra una chat e una conversazione di canale è considerare se l’argomento potrebbe essere rilevante per qualcuno al di fuori dei partecipanti attuali o se riguarda un processo aziendale. In questi casi, è meglio utilizzare una conversazione di canale per garantire trasparenza e migliorare la produttività del team. Se invece la conversazione è di natura privata o completamente non correlata a un processo aziendale, una chat è la scelta più appropriata.
| Tipo di Conversazione | Quando Utilizzarla |
|---|---|
| Chat privata | Per discussioni private o scambi rapidi che non richiedono visibilità di squadra. |
| Conversazione di canale | Per argomenti che potrebbero essere rilevanti per l’intero team o che riguardano processi aziendali. |
Come Inviare un Messaggio in Chat
Per inviare un messaggio in chat:
- Clicca sull’icona della chat nuova a forma di matita e carta situata nella parte superiore dell’app Chat.
- Inserisci il nome delle persone con cui desideri comunicare.
- Se desideri avviare una chat con un contatto esterno, digita il loro indirizzo email completo.
- Scrivi il tuo messaggio nella casella di testo, quindi clicca sulla freccia in basso a destra per inviarlo.
Per rispondere o continuare una chat in corso, clicca sull’icona della chat situata nella barra laterale sinistra dell’app Teams, dove troverai tutte le chat in corso sotto Recenti. Troverai anche i messaggi di chat non letti nel feed Attività.
Gestione delle Chat
Esistono diversi modi per organizzare le tue chat in Microsoft Teams. Tutte le chat in corso sono elencate sotto Recenti, una visualizzazione eccellente per tenere traccia di tutte le conversazioni. Cliccando con il tasto destro su una chat preferita, puoi scegliere di “pinnarla” affinché sia sempre disponibile in cima all’elenco Recenti.
Puoi anche assegnare un nome alle chat per migliorarne ulteriormente la visibilità. Seleziona la freccia in giù all’estrema destra quando avvii una nuova chat. Per una chat esistente, seleziona l’icona della matita accanto ai nomi dei partecipanti nella parte superiore della finestra della chat e digita un nome descrittivo.
Chat in Finestra Separata
Per aumentare la produttività quando lavori in Microsoft Teams, puoi scegliere di avere una o più chat come finestre separate, così non devi passare da una conversazione all’altra all’interno di Teams. Per farlo, clicca con il tasto destro sulla chat e seleziona Pop out chat, o seleziona l’icona di pop-out.
Gestione dei Contatti in Chat
Se sei abituato a usare Skype for Business, noterai che Microsoft Teams gestisce i contatti in modo leggermente diverso. Una grande differenza è che i tuoi contatti personali in Outlook non sono ricercabili da Microsoft Teams e non è possibile aggiungere liste di distribuzione di Outlook come gruppi di contatti in Teams. Tuttavia, puoi aggiungere i tuoi contatti e creare i tuoi gruppi direttamente in Teams.
Per aggiungere un contatto ai Preferiti, clicca con il tasto destro su un contatto da una chat attiva e seleziona Aggiungi ai contatti preferiti. Questo aggiungerà il contatto al gruppo Preferiti.
Per aggiungere un contatto a un altro gruppo:
- Crea prima il gruppo selezionando Crea un nuovo gruppo di contatti nella parte inferiore sinistra, assegna un nome appropriato e clicca su Crea.
- Clicca sui tre puntini (…) accanto al nome del gruppo appena creato e seleziona Aggiungi un contatto a questo gruppo. Gli utenti all’interno dell’organizzazione sono facilmente trovati digitando il loro nome; per aggiungere un contatto esterno, inserisci l’intero indirizzo email.
Nota: Prima di dedicare troppo tempo all’aggiunta e all’organizzazione dei contatti nelle liste di contatti, guarda l’elenco Recenti dove tutte le chat attive sono elencate. Questo è un ottimo posto per gestire la maggior parte delle tue chat direttamente da lì.
Ricerca di un Messaggio
Puoi cercare vecchi messaggi dalla tua lista chat o dalle conversazioni nei canali. Utilizza la barra di ricerca per inserire il nome della persona che ti ha inviato il messaggio, oppure utilizza parole chiave del messaggio. Puoi filtrare i risultati della ricerca in base all’oggetto, all’autore e alla data del messaggio.
| Funzionalità di Ricerca | Descrizione |
|---|---|
| Ricerca per Nome | Trova conversazioni in base al nome della persona che ha inviato il messaggio. |
| Ricerca per Parole Chiave | Trova conversazioni in base a parole chiave specifiche contenute nei messaggi. |
| Filtri di Ricerca | Filtra i risultati della ricerca in base all’oggetto, all’autore e alla data del messaggio. |
Utilizzo Avanzato delle Chat in Microsoft Teams
Microsoft Teams offre una serie di funzioni avanzate per migliorare ulteriormente l’esperienza della chat:
- Integrazione con Outlook: Anche se i contatti di Outlook non sono direttamente accessibili da Teams, puoi sincronizzare le attività e i calendari per mantenere la comunicazione e la collaborazione allineate.
- Pop-Out di Chat Multiple: Questa funzione consente di gestire più conversazioni contemporaneamente senza dover passare da una scheda all’altra.
- Cronologia della Chat Accessibile da Qualsiasi Dispositivo: La cronologia della chat è sincronizzata su tutti i dispositivi, consentendo di riprendere rapidamente le conversazioni da dove si era interrotto.
Conclusioni
L’uso efficace delle chat in Microsoft Teams può migliorare significativamente la comunicazione all’interno di un’organizzazione. Le chat offrono un modo immediato e privato per discutere idee, collaborare su progetti e mantenere tutti i membri del team allineati. Utilizzando le funzioni avanzate e organizzando le chat in modo efficiente, puoi massimizzare la tua produttività e migliorare la collaborazione all’interno del tuo team.
Nel prossimo capitolo, esploreremo come utilizzare le funzionalità avanzate di Microsoft Teams, come i connettori e le applicazioni integrate, per potenziare ulteriormente la collaborazione e la gestione dei progetti.
