Padroneggiare Microsoft Teams Capitolo 11: Connettori e Funzionalità di Ricerca in Microsoft Teams

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Microsoft Teams è una piattaforma versatile che offre vari strumenti per migliorare la collaborazione e l’efficienza del team. Tra questi strumenti, i connettori e la funzionalità di ricerca svolgono un ruolo fondamentale nell’integrazione di servizi esterni e nel recupero rapido delle informazioni necessarie. In questo capitolo, esploreremo in dettaglio come utilizzare i connettori per collegare servizi cloud esterni e come sfruttare al meglio la funzionalità di ricerca di Microsoft Teams.

Connettori in Microsoft Teams

I connettori sono gateway verso servizi cloud che Microsoft Teams può utilizzare per interagire. Essi sono contenuti all’interno delle schede nei canali del team e permettono di connettersi a molte app di Office 365, come Planner, Excel, e OneNote. Inoltre, è possibile collegare servizi di terze parti come Trello, Twitter, GitHub, e Smartsheet. È anche possibile creare connettori personalizzati utilizzando un web hook. Per ulteriori dettagli su come sviluppare connettori personalizzati, puoi visitare il sito web di Microsoft.

Nota: Se il membro del team che ha creato un connettore viene rimosso dal team, il connettore smette di funzionare fino a quando un altro membro del team non lo ricrea.

Come Aggiungere un Connettore

Per aggiungere un connettore in un canale:

1. Clicca sull’ellisse (…) accanto al nome del canale e seleziona Connettori.
2. Cerca il servizio desiderato e clicca sul pulsante Configura.
3. Accedi al servizio selezionato.

È importante ricordare che un connettore è una connessione a un altro servizio che può leggere e scrivere dati dalla tua organizzazione. Da un lato, questo rappresenta un grande vantaggio: non è necessario uscire dal client di Microsoft Teams. Tuttavia, gli amministratori potrebbero considerarlo un rischio per la sicurezza dei dati. Nel centro di amministrazione di Office 365, è possibile disabilitare o abilitare ogni connettore separatamente, in modo che solo le opzioni approvate per la tua organizzazione possano essere utilizzate.

Funzionalità di Ricerca in Microsoft Teams

La funzionalità di ricerca in Microsoft Teams è piuttosto basilare, anche se offre alcune opzioni di filtro. Se sei abituato a un’esperienza di ricerca ricca, ordinabile e altamente dettagliata come quella disponibile in SharePoint, purtroppo non la troverai ancora in Microsoft Teams. Tuttavia, la ricerca è un modo fondamentale per trovare i file con cui lavori, quindi vediamo quali opzioni sono disponibili e come utilizzarle al meglio.

Come Utilizzare la Ricerca in Microsoft Teams

L’esperienza di ricerca inizia con una barra di ricerca e comando combinata. È molto semplice da usare: basta digitare ciò che stai cercando. Questa azione esegue una ricerca ampia su tutti i tuoi team. I risultati vengono restituiti all’interno di una o più delle seguenti categorie di filtro:

• Messaggi
• Persone
• File
• Categoria Messaggi: Restituisce i risultati delle tue chat private, delle conversazioni nei canali postate per tutti da vedere all’interno di un canale del team, delle conversazioni con bot e delle email inviate a un team.
• Categoria Persone: Viene utilizzata per trovare persone all’interno della tua organizzazione. Se desideri trovare dati di una persona specifica, utilizza la scheda Filtro.
• Categoria File: Restituisce file di Word, Excel, PowerPoint, e OneNote, immagini, file di testo, e PDF. Microsoft Teams restituisce i risultati del termine di ricerca che appare nel nome del file o all’interno del corpo del testo. Cerca anche all’interno di file .zip per contenuti contenenti la tua frase di ricerca.

Nota: La Ricerca di Contenuti consente di cercare tra la maggior parte dei componenti di Teams, inclusi Exchange, SharePoint, e OneDrive for Business. È disponibile solo per gli amministratori utilizzando il centro di amministrazione di Office 365.

Utilizzare il Filtro di Ricerca

Man mano che i team e la quantità di contenuti crescono, tentare di trovare contenuti può diventare difficile. Per affinare i risultati della ricerca, puoi utilizzare la scheda Filtro. La scheda Filtro appare solo nelle categorie Messaggi e File (non c’è un’opzione di filtro per la categoria Persone). Puoi affinare i risultati per team, tipo di file e/o la persona che ha lavorato per ultima sul file.

Ricerca di Messaggi all’interno di Teams

È possibile cercare termini all’interno di una chat o di un canale. Per cercare un termine:

1. Utilizza Ctrl+F (cmd+F su macOS).
2. Inserisci il termine che desideri cercare e premi Invio.

Tutti i risultati verranno visualizzati all’interno della chat o della conversazione del canale.

Ricerca di Team e Canali

Per cercare un team o un canale per nome, digita il nome del team o del canale nella casella di comando. La ricerca fornirà suggerimenti in un menu a discesa per aiutarti a trovare il team o il canale che stai cercando.

Come Utilizzare i Modificatori di Ricerca

Come con molti motori di ricerca, puoi utilizzare i modificatori di ricerca per restringere la ricerca fin dall’inizio. Ecco alcuni dei modificatori di ricerca più popolari che potresti voler utilizzare:

• Fromdella persona
• Indel canale o della chat di gruppo
• Subjectchiave da un messaggio di canale con una riga dell’oggetto
• Sent

Nota: Utilizza un [termine parziale]* per trovare tutti i risultati con un prefisso corrispondente, come *Mes per ottenere tutti i risultati che includono Mes come messaggio e messaggero.

Gestione dei Connettori e Ottimizzazione della Ricerca

La gestione efficace dei connettori e l’ottimizzazione dell’uso della ricerca sono essenziali per migliorare la produttività e la collaborazione in Microsoft Teams. Utilizzando i connettori, puoi integrare vari servizi e applicazioni direttamente nella piattaforma, riducendo la necessità di passare continuamente tra diverse applicazioni. Allo stesso modo, padroneggiare la funzionalità di ricerca di Teams ti consente di recuperare rapidamente le informazioni di cui hai bisogno, risparmiando tempo prezioso e migliorando l’efficienza del lavoro.

Conclusioni

I connettori e la funzionalità di ricerca sono strumenti potenti in Microsoft Teams che, se utilizzati correttamente, possono migliorare notevolmente l’efficienza del team e facilitare una migliore collaborazione. Configurare connettori per connettere strumenti di terze parti e utilizzare strategie di ricerca efficaci può trasformare Microsoft Teams in un hub centrale per tutte le esigenze di comunicazione e collaborazione di un’organizzazione. Nel prossimo capitolo, esploreremo ulteriormente come personalizzare e automatizzare i flussi di lavoro in Teams per migliorare la gestione del progetto e la produttività.