Report su OneDrive for Business: Gestione degli Account Senza Licenza

La gestione degli account OneDrive for Business senza licenza è diventata una priorità per molte organizzazioni che utilizzano Microsoft 365. A partire da luglio 2024, Microsoft ha annunciato un piano per applicare tariffe agli account OneDrive non licenziati, introducendo nuovi processi di archiviazione e gestione per questi account. Il report dettagliato sugli account non licenziati, ora disponibile nel SharePoint admin center, rappresenta uno strumento cruciale per gli amministratori di tenant per monitorare e gestire tali account.

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Perché Esistono Gli Account OneDrive Senza Licenza?

Gli account OneDrive senza licenza si generano quando un account non ha più accesso a un piano di servizio che include OneDrive. Questo può accadere, ad esempio, quando un amministratore rimuove una licenza come Office 365 E3 o E5 da un utente o quando un account viene eliminato. Una volta che un account entra in stato di non licenza, SharePoint Online sposta l’account in Microsoft 365 Archive dopo 90 giorni. Da quel momento, il tenant ha due opzioni: gestire l’account o lasciarlo “degradare” nell’archivio.

Questa politica consente alle aziende di gestire meglio gli account appartenenti a ex-dipendenti o a utenti che non necessitano più di un accesso attivo a OneDrive for Business. Tuttavia, gli amministratori devono anche considerare i costi associati all’archiviazione degli account non licenziati.

Cosa Fare con gli Account OneDrive Non Licenziati?

Quando un account viene archiviato, la gestione degli account OneDrive senza licenza richiede che il tenant colleghi Microsoft 365 Archive a una sottoscrizione Azure per pagare i costi di archiviazione e di ripristino. I costi di archiviazione sono di $0.05 al mese per gigabyte, mentre il ripristino dei dati costa $0.60 per gigabyte. Una volta ripristinato, l’account rimane accessibile per 30 giorni, durante i quali è necessario che qualcuno esamini il materiale contenuto nell’account e lo sposti in un altro repository, come un altro account OneDrive for Business o un sito SharePoint Online. Se non viene eseguita alcuna azione durante questi 30 giorni, l’account viene nuovamente archiviato.

Questa politica di archiviazione automatica solleva una serie di domande per gli amministratori IT su come gestire al meglio i dati degli ex-dipendenti e gli account non più attivi. È fondamentale valutare se archiviare o eliminare definitivamente gli account.

Il Report su OneDrive

Microsoft ha rilasciato un nuovo report, disponibile nel SharePoint admin center, che fornisce informazioni dettagliate sugli account OneDrive senza licenza presenti nel tenant. Questo report permette agli amministratori di tenere traccia degli account non più attivi e di prendere decisioni informate su come gestirli.

Il report su OneDrive senza licenza include diverse informazioni utili:

• Il numero di account non licenziati attualmente presenti nel tenant.
• La categoria di ogni account (ad esempio, in base a una policy di conservazione o un account duplicato).
• La data in cui l’account è entrato in stato di non licenza.

L’inclusione di un report di questo tipo rappresenta un passo avanti nella gestione dei dati non attivi in Microsoft 365, consentendo alle organizzazioni di mantenere un controllo più rigoroso sulle informazioni archiviate e sui costi associati all’archiviazione a lungo termine.

Categorie di Account OneDrive Non Licenziati

Secondo il report, gli account OneDrive senza licenza possono essere suddivisi in quattro categorie principali:

1. Periodo di conservazione: L’account OneDrive è senza licenza, ma SharePoint Online ha conservato l’account in quanto il periodo di conservazione configurato non è ancora scaduto.
2. Policy di conservazione: Una policy di conservazione Microsoft 365 o etichette di conservazione impediscono la cancellazione dell’account OneDrive non licenziato. Questo è comune in molti tenant, dove vengono applicate politiche generali per conservare i dati per diversi anni. In questi casi, gli account non possono essere rimossi fino alla scadenza del periodo di conservazione definito dalla policy.
3. Utente attivo senza licenza: L’account OneDrive è ancora attivo, ma l’utente non ha più accesso a un piano di servizio per OneDrive. Questo accade spesso quando la licenza viene rimossa, ma l’account utente non viene eliminato.
4. Account duplicati: L’account OneDrive appartiene a un utente che possiede diversi account. Questo problema era più comune in passato, quando il provisioning degli account non era efficace come lo è oggi. Tuttavia, è ancora possibile trovare account duplicati nei tenant più grandi.

Come Visualizzare i Dettagli degli Account OneDrive Senza Licenza

Attualmente, il report disponibile nel SharePoint admin center non consente di visualizzare i dettagli specifici degli account direttamente a schermo. Per accedere alle informazioni dettagliate, gli amministratori devono scaricare un file CSV contenente i dettagli degli account non licenziati. Questo file CSV include informazioni come il nome dell’utente, la data di eliminazione della licenza e lo stato di conservazione dell’account.

Microsoft ha promesso che entro gennaio 2025 sarà disponibile un’interfaccia utente interattiva che consentirà agli amministratori di selezionare un nome utente e visualizzare i dettagli associati direttamente dalla dashboard del SharePoint admin center. Questo aggiornamento permetterà una gestione più intuitiva e immediata degli account senza licenza.

Gestire il Ciclo di Vita degli Account OneDrive

La gestione del ciclo di vita degli account OneDrive for Business è una parte essenziale delle operazioni IT nelle aziende moderne. Con la crescita continua dei dati e degli utenti, è necessario un sistema efficiente per gestire gli account che non sono più attivi.

Gli amministratori devono adottare una strategia chiara per gestire gli account non licenziati e decidere quali dati conservare e per quanto tempo. Ad esempio, se un ex-dipendente lascia l’azienda, potrebbe essere necessario conservare i suoi dati per un certo periodo di tempo a fini legali o di conformità. Tuttavia, archiviare gli account senza fine potrebbe comportare costi significativi per l’organizzazione.

Costo della Conservazione a Lungo Termine

Il nuovo sistema di archiviazione di Microsoft 365 Archive introduce una tariffa mensile per la conservazione dei dati degli account OneDrive senza licenza. I costi di archiviazione, come già menzionato, sono relativamente bassi ($0.05 al mese per gigabyte), ma possono aumentare rapidamente in base alla quantità di dati che un’azienda deve conservare. Inoltre, il ripristino dei dati archiviati è molto più costoso, con un costo di $0.60 per gigabyte.

Se un’azienda non desidera pagare i costi di archiviazione, Microsoft potrebbe eliminare definitivamente gli account dopo 180 giorni di inattività. Questo rende ancora più importante che gli amministratori tengano sotto controllo gli account OneDrive non licenziati e decidano rapidamente quali account mantenere e quali eliminare.

Revisione dei Report su OneDrive

Ora che il report sugli account non licenziati è disponibile, gli amministratori di tenant dovrebbero esaminare regolarmente il contenuto del report per assicurarsi che non ci siano account inaspettati. Questo processo di revisione può aiutare a identificare eventuali account che potrebbero non essere più necessari e che possono essere eliminati in modo sicuro.

Dopo aver esaminato il report, gli amministratori potrebbero decidere di:

• Regolare i periodi di conservazione per rimuovere gli account appartenenti a utenti eliminati da Entra ID.
• Preparare gli account per la conservazione a lungo termine in Microsoft 365 Archive.
• Rimuovere gli account duplicati o quelli non più utilizzati.

Strumenti Alternativi per la Gestione degli Account Non Licenziati

Sebbene il report fornito da Microsoft rappresenti un ottimo strumento per la gestione degli account, gli amministratori possono anche utilizzare PowerShell o Microsoft Graph API per monitorare e gestire gli account OneDrive senza licenza. Questi strumenti consentono un controllo più granulare e l’automazione dei processi di gestione degli account, riducendo il carico di lavoro manuale degli amministratori IT.

Ad esempio, è possibile utilizzare PowerShell per generare un report personalizzato sugli account OneDrive senza licenza:

$UnlicensedAccounts = Get-SPOUser -IsUnlicensed
ForEach ($Account in $UnlicensedAccounts) {
    Write-Output ("Account {0} è non licenziato" -f $Account.DisplayName)
}

Questo script estrae tutti gli account OneDrive non licenziati e visualizza i nomi degli utenti. Gli amministratori possono quindi utilizzare questi dati per prendere decisioni informate sulla gestione degli account.

Conclusioni

La gestione degli account OneDrive senza licenza è una sfida per molte organizzazioni che utilizzano Microsoft 365. L’introduzione del report su OneDrive senza licenza rappresenta un passo avanti nella gestione dei dati non attivi, consentendo agli amministratori di monitorare e gestire meglio gli account che non sono più necessari.

Con costi di archiviazione e ripristino ben definiti, è fondamentale che le aziende implementino una strategia chiara per gestire gli account non licenziati e ridurre al minimo i costi associati alla conservazione dei dati. L’uso di strumenti come PowerShell e Microsoft Graph API può aiutare a ottimizzare questo processo, garantendo che gli account non necessari vengano eliminati e che solo i dati importanti vengano conservati a lungo termine.

Gli amministratori dovrebbero rivedere regolarmente il report su OneDrive senza licenza e adottare le misure necessarie per garantire la conformità alle politiche di conservazione dei dati e alle normative aziendali.