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La gestione delle licenze Microsoft 365 è un aspetto cruciale per garantire che tutte le risorse siano utilizzate in modo ottimale all’interno di un’organizzazione. Nel corso del tempo, Microsoft ha introdotto diverse modifiche al modo in cui gli amministratori possono gestire le licenze nel Microsoft 365 admin center, e una delle più recenti è la decisione di razionalizzare completamente questo processo all’interno di un’unica console.
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Tuttavia, non tutti hanno accolto favorevolmente questa decisione. Vediamo in dettaglio quali sono i motivi dietro questo cambiamento, i vantaggi che può portare e come Microsoft sta cercando di migliorare l’esperienza degli amministratori IT attraverso nuove funzionalità.
La decisione di razionalizzare la gestione delle licenze non è popolare
La decisione di razionalizzare la gestione delle licenze nel Microsoft 365 admin center non è stata accolta con entusiasmo da tutti. Molti amministratori hanno criticato questa scelta, sostenendo che la gestione delle licenze in questo centro è lenta, complessa e priva di funzionalità rispetto ad altri strumenti, come l’Entra admin center. Alcuni di questi commenti negativi possono essere attribuiti alla naturale resistenza al cambiamento.
Quando le persone si abituano a lavorare con un determinato sistema e questo sistema cambia senza una chiara motivazione, la reazione è spesso di disapprovazione. Microsoft, però, ha argomentato che concentrare la gestione delle licenze in un’unica console offre diversi vantaggi, soprattutto perché la maggior parte della gestione delle licenze riguarda soluzioni Microsoft 365. Di conseguenza, è logico che il Microsoft 365 admin center diventi il centro di gestione di riferimento.
La prospettiva di benefici
Anche se ci sono stati commenti negativi sul cambiamento, esiste un potenziale significativo per miglioramenti, se Microsoft sfrutterà questa razionalizzazione per introdurre nuove funzionalità e ottimizzare le prestazioni. Un esempio di potenziale miglioramento è la velocità di caricamento delle pagine. Molti utenti si lamentano del fatto che il caricamento delle informazioni nel Microsoft 365 admin center richieda troppo tempo, creando frustrazione per chi deve eseguire attività quotidiane di gestione delle licenze.
L’Entra admin center, al contrario, dimostra che è possibile ottenere prestazioni più rapide, soprattutto quando si lavora con le Graph API per la gestione delle licenze, che non sono lente. Questo fa sperare che, con il giusto approccio, anche il Microsoft 365 admin center possa offrire un’esperienza migliore agli amministratori.
Cambiamenti nei ruoli di gestione degli utenti e delle licenze
Un altro importante cambiamento che Microsoft ha annunciato attraverso la notifica del Message Center MC810926 è l’introduzione di nuovi ruoli per la gestione delle licenze nel Microsoft 365 admin center. Fino ad ora, solo gli amministratori globali potevano gestire le richieste di licenze self-service. Con questo aggiornamento, i ruoli di user administrator e license administrator potranno gestire le richieste di licenze self-service attraverso il Microsoft 365 admin center.
Questo cambiamento, che dovrebbe essere completato a livello globale entro la fine di agosto 2024, allinea la gestione delle licenze con altri portali di Microsoft Azure, come Entra e Intune, dove gli amministratori possono già approvare o rifiutare tali richieste. Tuttavia, per poter utilizzare questa funzionalità, gli amministratori devono prima abilitare prodotti come Visio e Power BI Premium per la vendita self-service, come discusso nel dettaglio più avanti.
Gestione delle licenze self-service e il modulo MsCommerce
Molti tenant hanno fatto affidamento sul famigerato modulo MsCommerce PowerShell per gestire i prodotti autorizzati per l’acquisto self-service. Questo strumento consente di abilitare o disabilitare la possibilità per gli utenti di acquistare direttamente determinate licenze, come Microsoft 365 Copilot, che è stato recentemente aggiunto all’elenco dei prodotti self-service.
Secondo la notifica MC853238 del 6 agosto 2024, Microsoft prevede di introdurre un’interfaccia grafica (GUI) per consentire agli amministratori di tenant di gestire gli acquisti e le prove self-service per singoli prodotti. Questa interfaccia sarà accessibile attraverso il Microsoft 365 admin center e renderà molto più facile la gestione delle licenze rispetto all’utilizzo del modulo MsCommerce PowerShell.
Segnali positivi per gli amministratori
Come accennato in precedenza, molte persone non sono inclini ad abbracciare i cambiamenti. Tuttavia, è responsabilità di Microsoft dimostrare che la razionalizzazione della gestione delle licenze all’interno del Microsoft 365 admin center è una buona idea. Alcuni segnali positivi stanno già emergendo. L’introduzione di una GUI per gestire gli acquisti self-service è uno di questi. Un altro esempio è la possibilità di informare gli amministratori quando gli utenti effettuano acquisti self-service.
Queste nuove funzionalità rendono il Microsoft 365 admin center uno strumento più potente e utile per gli amministratori IT. Se Microsoft riuscirà a implementare altre funzionalità simili, la razionalizzazione della gestione delle licenze diventerà una scelta vantaggiosa per tutti.
Vantaggi di una gestione centralizzata delle licenze
Uno dei vantaggi principali della razionalizzazione della gestione delle licenze è la centralizzazione. Avere un unico punto di accesso per la gestione di tutte le licenze aziendali semplifica il lavoro degli amministratori IT, riducendo la necessità di passare da un portale all’altro. In passato, gli amministratori dovevano gestire le licenze attraverso diversi portali, come Entra o Azure, creando complessità e aumentando il rischio di errori.
Ora, con tutte le funzioni concentrate nel Microsoft 365 admin center, gli amministratori possono gestire le licenze con maggiore efficienza e velocità. Questo non solo riduce i tempi di gestione, ma consente anche una migliore supervisione delle risorse utilizzate in azienda.
Performance e velocità migliorate
Un altro aspetto cruciale che Microsoft sta cercando di migliorare è la velocità delle operazioni nel Microsoft 365 admin center. Come menzionato in precedenza, una delle maggiori critiche degli utenti è stata la lentezza con cui vengono caricate le pagine e i dati. Microsoft ha riconosciuto questo problema e sta lavorando per migliorare le prestazioni del centro di amministrazione.
Un caricamento più rapido delle informazioni consente agli amministratori di prendere decisioni più rapidamente e di gestire le licenze in modo più fluido, senza dover aspettare che le pagine si carichino. Questo rappresenta un miglioramento significativo per tutti coloro che devono gestire grandi quantità di licenze all’interno della loro organizzazione.
Introduzione di nuove funzionalità
Oltre ai miglioramenti delle prestazioni, Microsoft sta anche introducendo nuove funzionalità per rendere la gestione delle licenze più semplice e intuitiva. Ad esempio, l’introduzione della GUI per la gestione degli acquisti self-service è una di queste novità. Prima, gli amministratori dovevano utilizzare comandi PowerShell complessi per gestire quali prodotti potevano essere acquistati dagli utenti. Ora, con la nuova interfaccia, questo processo diventa molto più semplice e accessibile.
Inoltre, la possibilità di ricevere notifiche quando un utente acquista una licenza self-service consente agli amministratori di tenere traccia di tutti gli acquisti effettuati e di gestire le risorse in modo più efficiente. Queste nuove funzionalità rappresentano un passo avanti per Microsoft 365 nel fornire un’esperienza di gestione delle licenze più integrata e user-friendly.
Razionalizzazione e costi di sviluppo
Un altro motivo dietro la decisione di Microsoft di razionalizzare la gestione delle licenze è la riduzione dei costi di sviluppo e di supporto. Concentrando tutti gli strumenti di gestione delle licenze in un’unica piattaforma, Microsoft riduce la necessità di mantenere e sviluppare più portali e documentazioni separati. Questo porta a una riduzione dei costi per Microsoft, anche se questi risparmi non si traducono in una riduzione delle tariffe delle licenze per i consumatori.
In ogni caso, per gli amministratori IT, la razionalizzazione della gestione delle licenze rappresenta un’opportunità per migliorare l’efficienza operativa, riducendo i tempi necessari per gestire le risorse aziendali.
Conclusioni
La razionalizzazione della gestione delle licenze all’interno del Microsoft 365 admin center ha suscitato reazioni contrastanti, ma offre molte opportunità per migliorare l’efficienza della gestione IT. Con l’introduzione di nuove funzionalità come la GUI per gli acquisti self-service e miglioramenti delle prestazioni, Microsoft sta cercando di dimostrare che questa decisione è vantaggiosa per tutti.
Gli amministratori IT dovrebbero tenere d’occhio gli aggiornamenti futuri e valutare come queste nuove funzionalità possono migliorare il loro lavoro quotidiano. Con una gestione centralizzata e ottimizzata delle licenze, le organizzazioni possono ridurre i costi operativi e garantire che tutte le risorse siano utilizzate in modo ottimale.
