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Microsoft Teams è uno strumento potente per la comunicazione aziendale, ma presenta alcune sfide che gli utenti possono incontrare. Questo capitolo affronta alcune delle problematiche comuni che potresti incontrare durante la comunicazione in Microsoft Teams e suggerisce alcune soluzioni per migliorare l’esperienza complessiva degli utenti.
1. Indirizzi Email dei Canali
Come discusso in precedenza, ogni canale di Teams è dotato di un indirizzo email specifico che può essere utilizzato per inviare messaggi direttamente al canale. Questo è utile per garantire che un’email venga conservata con il team e non nella casella di posta di un singolo utente. Tuttavia, se si prevede di utilizzare questo indirizzo email su base continuativa, potrebbe essere utile avere un indirizzo email semplice e facile da ricordare. Un esempio di un indirizzo email generato automaticamente per un canale potrebbe essere simile a “nome-canale@dominio.onmicrosoft.com“. Sfortunatamente, l’indirizzo email del canale non può essere modificato in modo personalizzato per renderlo più intuitivo o riconoscibile.
Questa limitazione può rappresentare un ostacolo per le organizzazioni che desiderano un’integrazione più fluida tra le comunicazioni email tradizionali e le conversazioni all’interno dei canali di Teams. Sebbene al momento non ci sia una soluzione diretta per questo problema, è importante pianificare come utilizzare gli indirizzi email dei canali all’interno del flusso di lavoro della tua organizzazione.
2. Problemi con la Governance di Teams
Microsoft Teams offre una vasta gamma di funzionalità per la collaborazione, ma con questa flessibilità vengono anche delle sfide legate alla governance.
Eliminazione del Team
Attualmente, non esiste un modo per impedire a un proprietario di eliminare il proprio team. Questo potrebbe rappresentare un problema per alcune organizzazioni, specialmente in contesti in cui i dati devono essere conservati per conformità o altri motivi aziendali. Come soluzione alternativa, un amministratore di Office 365 può monitorare i team eliminati impostando un avviso nel Security & Compliance Center che invia una notifica email a una persona specifica se un team viene eliminato. È importante ricordare che un team è recuperabile solo per 30 giorni dopo la data di eliminazione. Se sei un utente finale senza permessi di amministrazione su Office 365, dovrai richiedere all’amministratore di ripristinare il tuo team.
Attenzione: Se la tua organizzazione necessita di impedire agli utenti di eliminare un team, considera la possibilità di chiedere a un amministratore di creare uno script che cerchi nel cestino delle eliminazioni soft o di applicare un avviso per eventi di log di controllo.
3. Road Map Pianificata
Microsoft sta investendo molto in Teams, con un ampio elenco di funzionalità e capacità pianificate per il futuro. Al momento della scrittura di questa guida, le funzionalità previste per il rilascio nel 2021 sono dettagliate nella Tabella 8-1. Inoltre, Microsoft sta lavorando su altre funzionalità non elencate qui ma che vengono rilasciate periodicamente. Il concetto di “apprendimento continuo” si applica ampiamente a Teams, almeno per alcuni anni. Di seguito, riportiamo una panoramica delle funzionalità previste nella roadmap di Teams.
| Funzionalità | Inizio – Metà 2021 | Fine 2021 |
|---|---|---|
| Pubblicazione e reportistica dei task per i lavoratori di prima linea | X | |
| Funzionalità aggiornata per il download dei report dei partecipanti alle riunioni Teams | X | |
| Visualizzare tutti i compiti imminenti nel calendario di Teams | X | |
| App del sito principale di SharePoint | X | |
| Registrazione dei partecipanti alla riunione | X | |
| Reazioni dal vivo | X | |
| Supporto per l’assistenza vocale Cortana sui dispositivi Microsoft Teams Room | X | |
| Trascrizione dal vivo con attribuzione dell’oratore | X | |
| Prevenzione della perdita di dati per Microsoft Teams in GCC High e DoD | X | |
| Includere il suono del computer quando si condivide un desktop o una finestra su Mac per tenant multi-tenant e GCC in tutto il mondo | X | |
| Impostazioni di moderazione della chat delle riunioni | X | |
| Pannelli di Microsoft Teams | X | |
| Supporto per le sale riunioni di suddivisione per Microsoft Teams Rooms su Android | X | |
| Analisi della produttività personale in Teams | X | |
| Analisi del benessere personale in Teams | X | |
| Chiamata collaborativa | X | |
| Layout aggiornati per le riunioni su Android | X | |
| Aumento della dimensione della chat da 300 a 1000 partecipanti | X | |
| Miglioramento della chiamata per telefoni Teams | X |
4. Feedback degli Utenti
Un numero significativo di nuove funzionalità proviene dal feedback degli utenti sul sito web di UserVoice. Microsoft monitora attivamente le richieste degli utenti e risponde sul sito. Alcune richieste vengono accettate, altre rifiutate, alcune investigate e altre inserite nel backlog. Anche se non c’è garanzia che una richiesta venga soddisfatta, quelle più popolari sembrano ricevere una qualche forma di attenzione. È consigliabile visitare il sito di UserVoice per esprimere la tua opinione o votare un’idea che ritieni importante.
Nota: Al momento della pubblicazione di questa guida, Microsoft ha annunciato che inizierà ad allontanarsi gradualmente da UserVoice per focalizzarsi su un approccio di feedback più diretto. Parte di questo includerà la possibilità per gli utenti di inviare feedback direttamente all’interno del prodotto Teams, che può anche essere visualizzato dall’amministratore del tenant. Questa funzionalità deve essere abilitata nel tuo tenant per essere disponibile.
Conclusione
Affrontare le sfide di Microsoft Teams è una parte fondamentale per garantire un utilizzo efficace dello strumento all’interno dell’organizzazione. Con l’evoluzione continua delle funzionalità e il feedback costante degli utenti, Teams continua a migliorare, rendendo la collaborazione e la comunicazione più semplici ed efficienti. Tenere d’occhio le novità e partecipare attivamente al processo di miglioramento può garantire che la tua organizzazione tragga il massimo beneficio da Microsoft Teams.
