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Microsoft Teams è in continua evoluzione, con l’aggiunta di nuove funzionalità e miglioramenti. Come ogni applicazione, presenta delle sfide che gli utenti possono incontrare durante l’utilizzo quotidiano. Nonostante Teams promuova in modo significativo la collaborazione e la comunicazione, alcuni utenti possono trovarsi di fronte a difficoltà nel portare a termine i propri compiti. Questo può sembrare scoraggiante, ma Microsoft sta investendo molto in Teams, più che in molti altri suoi software. A seconda del momento in cui stai leggendo questa guida rispetto alla sua stesura, conoscere la roadmap, le problematiche e i feedback degli utenti può aiutarti a creare un piano realistico su come utilizzare Microsoft Teams. In questo capitolo, discuteremo alcune delle sfide che possono verificarsi durante l’utilizzo di Microsoft Teams.
Le Sfide con Microsoft Teams
Microsoft Teams ha sostituito Skype for Business Online in Office 365 nel 2021 (mentre al momento della stesura di questa guida non ha sostituito Skype for Business On-Premises). Microsoft Teams include la maggior parte delle funzionalità di Skype for Business Online e ha aggiunto molte nuove funzionalità che gli utenti di Skype non avrebbero mai potuto immaginare. Teams rappresenta una nuova generazione di software per la collaborazione, che consente di lavorare insieme su file e conversazioni. Tuttavia, con l’evoluzione della piattaforma, è normale incontrare alcune sfide operative.
1. Modifica dei Documenti Office
Un esempio comune è la modifica dei documenti Office. Immagina di dover scrivere un libro e di dover digitare costantemente lunghi paragrafi e incollare immagini in un documento Word. L’esperienza di lavoro dipende da come è stato creato il documento Word. Microsoft ha lavorato molto per creare un’esperienza uniforme per gli utenti, in modo che lavorare con i file Office sia simile, indipendentemente da come vengono accessibili o creati. Tuttavia, ci sono alcune differenze tra i metodi. Ad esempio, quando crei un documento Word in Microsoft Teams utilizzando un browser, stai effettivamente utilizzando l’esperienza di authoring di Word Online. In Word Online non c’è la possibilità di modificare la tempistica del salvataggio automatico, poiché salva i dati mentre li digiti. Tuttavia, con la versione installata di Word, hai a disposizione tutte le opzioni di configurazione di Word.
Per documenti molto grandi, è preferibile utilizzare il client Word, aprendo il documento in Word direttamente da Microsoft Teams o creando un nuovo file in Word e caricandolo successivamente nella scheda dei file di Teams.
2. Importazione ed Esportazione di Canali, Dati e File
Una limitazione di Microsoft Teams è la sua capacità di spostare alcuni dati tra canali o altri team. Attualmente, Teams permette di spostare i file, ma non è ancora possibile trasferire conversazioni o post da un canale all’altro. Se pianifichi correttamente, puoi evitare molti problemi legati alla necessità di spostare i dati. Tuttavia, poiché Microsoft non rende pubblici tutti i piani per il suo software, non è noto se l’azienda stia lavorando su uno strumento per spostare questi elementi.
3. Avere Membri Solo del Canale
Molte organizzazioni hanno bisogno di lavorare in modi diversi. In alcuni casi, potresti voler invitare qualcuno a partecipare solo a uno specifico canale per partecipare a una conversazione, senza che diventi membro dell’intero team. Questo sarebbe utile, ad esempio, quando si lavora con collaboratori esterni o utenti ospiti. Attualmente, i permessi sono a livello di team, permettendo ai membri di vedere tutte le informazioni per l’intero team, eccetto un canale privato. La buona notizia è che Microsoft ha attualmente questa funzionalità nel backlog, e speriamo di vederla presto realizzata.
4. Canali Pubblici
Avere un canale pubblico sarebbe utile per le grandi organizzazioni. Con un team pubblico, qualsiasi membro dell’organizzazione potrebbe unirsi a un singolo canale di un team anziché unirsi all’intero team. Questo permetterebbe ai membri del team di avere un luogo per collaborare o ricevere feedback senza dover mantenere due team separati.
5. Convertire Canali Privati in Canali Pubblici
Una delle funzionalità richieste dagli utenti è la possibilità di convertire i canali
privati in canali pubblici. Quando sono stati introdotti i canali privati, hanno colmato una lacuna importante per molte organizzazioni, permettendo conversazioni riservate all’interno di un gruppo ristretto di utenti. Tuttavia, spesso accade che queste conversazioni debbano essere aperte a un pubblico più ampio o non necessitino più di essere private. Attualmente, non è possibile cambiare lo stato di un canale privato in pubblico. L’unico modo per farlo è creare un nuovo canale pubblico e copiare manualmente le conversazioni nel nuovo canale. Questo processo non è ideale e può risultare frustrante per gli utenti. Ci auguriamo che in futuro venga introdotta la possibilità di convertire tra canali privati e pubblici direttamente all’interno di Teams.
6. Permessi di Sola Lettura
Un’altra funzionalità richiesta dagli utenti riguarda la creazione di team con permessi di sola lettura. Esistono almeno due ragioni principali per cui un team di sola lettura sarebbe utile. La prima è per scopi di archiviazione; questa opzione è ora disponibile nell’icona “ingranaggio” nell’angolo in basso a sinistra dell’interfaccia di Microsoft Teams. La seconda ragione, che al momento non è disponibile, è la creazione di un team solo informativo dove gli utenti possono solo leggere le informazioni e solo i manager possono pubblicare informazioni. Sebbene tu possa cambiare le autorizzazioni dei membri nelle impostazioni del team per permettere solo ai proprietari di pubblicare messaggi, questo non è esattamente lo stesso che avere un team di sola lettura che è ancora attivo.
7. Nomi di Team Duplicati
Un problema che potrebbe confondere gli utenti è che Teams permette di creare team con lo stesso nome. Sul backend, il team è identificato da un numero unico chiamato GUID (Globally Unique Identifier). Il sistema utilizza questo GUID per gestire il team dietro le quinte, quindi il problema dei nomi duplicati non è rilevante per il sistema. Tuttavia, il nome visualizzato è ciò che gli utenti vedono, e avere più team con lo stesso nome può confondere gli utenti che non sanno quale team è quale. Per risolvere questo problema, un amministratore IT può creare uno script per prevenire nomi duplicati, oppure si può sfruttare la funzione di policy di denominazione dei gruppi di Azure Premium.
8. Eliminare un Team senza Eliminare il Gruppo
Quando si crea un nuovo team, si ha la possibilità di utilizzare un gruppo esistente di Office 365. Questo è utile se i membri del gruppo sono certi di voler utilizzare Teams come sostituto dei gruppi di Office 365. Tuttavia, se gli utenti cambiano idea e decidono di voler tornare a utilizzare solo il gruppo originale di Office 365, c’è un problema significativo. Non esiste attualmente un modo per separare un gruppo da un team. Questo significa che se elimini il team, elimini anche il gruppo preesistente con esso. Pertanto, è importante essere certi che si desidera convertire i gruppi esistenti in team prima di procedere.
9. Problemi di Prestazioni
Microsoft Teams può avere problemi di prestazioni se gli utenti non dispongono di una solida connessione Internet o se questa non è configurata correttamente. A seconda delle attività svolte in Teams, la quantità di risorse utilizzate dal client può variare. Teams esegue processi multipli contemporaneamente; è come se si cercasse di eseguire Skype for Business, OneDrive for Business, Outlook, e qualsiasi altra applicazione connessa, tutte contemporaneamente. Questo può richiedere molte risorse del computer. Microsoft sta lavorando continuamente per migliorare le prestazioni e ha fornito delle linee guida su come preparare al meglio la tua rete per Teams.
Il Futuro di Microsoft Teams
Microsoft Teams è in continua crescita e sviluppo. Microsoft ha dimostrato un impegno significativo nell’aggiornare e migliorare costantemente Teams, introducendo nuove funzionalità, migliorando la sicurezza e ottimizzando l’esperienza utente. Nel prossimo futuro, ci aspettiamo di vedere ulteriori miglioramenti e funzionalità che risponderanno alle richieste degli utenti e alle sfide che abbiamo discusso in questo capitolo.
Microsoft sta anche lavorando su tecnologie emergenti come l’integrazione dell’intelligenza artificiale (AI) per migliorare la collaborazione e l’efficienza del team. Le funzioni basate su AI, come i suggerimenti intelligenti, l’automazione delle attività ripetitive e le analisi avanzate, stanno diventando sempre più importanti nel contesto della collaborazione aziendale.
Conclusione
Microsoft Teams è uno strumento potente per la collaborazione e la comunicazione aziendale, ma, come ogni software, presenta alcune sfide. Conoscere queste sfide e comprendere come affrontarle è essenziale per sfruttare al meglio Teams all’interno della tua organizzazione. Con il continuo supporto e sviluppo da parte di Microsoft, possiamo aspettarci che molte di queste problematiche vengano risolte e che Teams continui a migliorare nel tempo.
