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Microsoft Teams è uno strumento estremamente flessibile che permette ai proprietari dei team di personalizzare le impostazioni del proprio gruppo in base alle esigenze specifiche. Questa personalizzazione può riguardare i permessi dei membri e degli ospiti, la capacità di menzionare team e canali, e le impostazioni “fun” che includono emoji, meme e GIF. È fondamentale che i proprietari dei team comunichino eventuali modifiche nelle impostazioni agli utenti finali per evitare confusione e frustrazione.
Permessi dei Membri
I proprietari dei team hanno una serie di permessi che possono concedere o revocare ai membri del team. Questi permessi includono la possibilità di creare, aggiornare, eliminare e ripristinare canali, app, schede e connettori. È possibile configurare queste impostazioni in modo che si applichino a tutti i membri del team. Non è possibile, infatti, assegnare permessi differenti a membri diversi all’interno dello stesso team, ad eccezione dei membri ospiti.
Per team grandi o con membri non particolarmente esperti dal punto di vista tecnologico, potrebbe essere consigliabile limitare la capacità di effettuare queste operazioni solo ai proprietari dei team. Alcune organizzazioni potrebbero anche voler revocare ai membri del team il permesso di eliminare o modificare i propri messaggi. Tuttavia, bisogna essere molto cauti nel modificare queste impostazioni, poiché i membri potrebbero essere meno propensi a utilizzare la funzionalità di conversazione in Teams se sanno di non poter correggere errori di battitura o eliminare messaggi inviati per errore.
Esempio di Permessi dei Membri:
| Permessi dei Membri | Impostazioni Consigliate |
|---|---|
| Creare, aggiornare, eliminare e ripristinare canali | Limitato ai proprietari del team |
| Aggiungere o rimuovere app, schede e connettori | Limitato ai proprietari del team |
| Modificare o eliminare i propri messaggi | Permesso (da disabilitare solo in casi specifici) |
Permessi degli Ospiti
Anche i membri ospiti possono essere dotati di permessi specifici, come la capacità di creare, aggiornare e eliminare canali. Di default, questi permessi sono disabilitati, poiché ci sono poche situazioni in cui gli ospiti dovrebbero avere questo livello di controllo.
Esempio di Permessi degli Ospiti:
| Permessi degli Ospiti | Impostazioni Consigliate |
|---|---|
| Creare, aggiornare, eliminare canali | Disabilitato |
| Modificare contenuti del team | Limitato o Disabilitato |
Integrazione Email
Le impostazioni email sono configurabili a livello di canale. È possibile limitare l’invio di email agli indirizzi di canale solo ai membri del team o a indirizzi email provenienti da domini specifici. Modificare le impostazioni email solo per alcuni canali può creare confusione tra gli utenti finali, quindi queste impostazioni dovrebbero essere toccate solo se esiste una ragione aziendale specifica.
Menzioni di Team e Canali
Sia i team che i canali possono essere menzionati nelle conversazioni, il che genera notifiche per tutti i membri. Una menzione di un team invia notifiche a tutti i membri del team, mentre una menzione di un canale invia notifiche a tutti coloro che seguono il canale. Un reclamo comune su Teams è che ci sono troppe notifiche, il che porta le persone a smettere di prestare attenzione. I proprietari dei team potrebbero voler disabilitare le menzioni di team e canali se i membri del team sono sopraffatti dalle notifiche.
Utilizzo dei Tag in Teams
I tag permettono di raggiungere un gruppo di persone contemporaneamente. I tag comuni possono basarsi su un ruolo, un insieme di competenze, un tipo di formazione o una posizione. Un esempio di tag potrebbe essere “Designer” o “Manager”. Una volta che un tag è stato aggiunto, è possibile utilizzare l’@menzione per raggiungere quel gruppo di persone anziché menzionarle individualmente.
Come Creare un Tag:
- Navigare al Team al quale si desidera aggiungere i tag.
- Selezionare il pulsante (…) per ulteriori opzioni e selezionare Gestisci tag.
- Digitare un nome per il tag nel campo di input.
- Aggiungere persone individuali da associare al tag.
- Fare clic sul pulsante Crea quando si è completato.
Modelli di Team
I modelli di team sono strutture predefinite basate su una necessità aziendale o un tipo di progetto, come la gestione di un evento o la risposta a incidenti. Questi modelli possono essere assegnati a un gruppo specifico utilizzando le politiche del team. I modelli di team possono anche essere creati da un amministratore di Teams per soddisfare i requisiti aziendali.
Impostazioni per Memes, GIF e Sticker
Memes, GIF e sticker possono essere disabilitati dal proprietario del team. Inoltre, il proprietario può impostare un filtro dei contenuti per rimuovere tutto ciò che potrebbe essere inappropriato. Un esempio in cui i proprietari potrebbero voler disabilitare questi elementi è se ci sono membri ospiti che sono clienti o clienti. Inoltre, se il team fa un uso eccessivo di meme, GIF e sticker e non risponde a suggerimenti per minimizzarne l’uso, potrebbe essere necessario disabilitarli completamente.
Conclusione
Le impostazioni a livello di team in Microsoft Teams offrono ai proprietari dei team un ampio controllo sull’esperienza di collaborazione del loro gruppo. È essenziale utilizzare queste impostazioni con attenzione, comunicando chiaramente qualsiasi modifica agli utenti finali per mantenere un ambiente di lavoro produttivo e collaborativo.
