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Microsoft Teams offre una vasta gamma di funzionalità che possono essere personalizzate sia a livello di team che a livello organizzativo. Questa flessibilità permette di adattare l’esperienza utente alle specifiche esigenze di ogni organizzazione. Tuttavia, la capacità di personalizzare le funzionalità rende fondamentale scegliere i giusti proprietari del team e fornire loro la formazione adeguata. Mentre i proprietari dei team possono modificare le impostazioni per i loro team, gli amministratori di Office 365 hanno la possibilità di utilizzare le impostazioni a livello di tenant per cambiare e personalizzare le funzionalità per tutti i team dell’organizzazione. È importante notare che le impostazioni a livello di tenant hanno sempre la precedenza su quelle a livello di team.
Impostazioni Organizzative
Le impostazioni e le funzionalità di Teams per un’intera organizzazione possono essere personalizzate utilizzando le impostazioni a livello di tenant nell’Office 365 admin center. Ogni organizzazione ha esigenze aziendali e scenari unici, e Teams è progettato in modo che gran parte delle funzionalità possano essere abilitate o disabilitate in modo modulare. Condurre un pilota aiuta a stabilire quali funzionalità dovrebbero essere abilitate o disabilitate all’interno dell’organizzazione.
Una volta che Teams è stato distribuito a tutti, gli utenti si abituano alle funzionalità disponibili. Tuttavia, gli utenti finali potrebbero essere insoddisfatti se le funzionalità vengono rimosse dopo averle utilizzate. Per questo motivo, è importante che gli amministratori di Teams rivedano le impostazioni delle funzionalità nel Microsoft Teams admin center e comunichino eventuali cambiamenti agli utenti, aiutandoli nella gestione del cambiamento.
Integrazione Email
Ogni canale in Teams riceve un indirizzo email che chiunque può utilizzare per inviare email al canale stesso. Gli amministratori di Office 365 possono limitare questa funzionalità o disabilitarla completamente. È possibile configurare le impostazioni in modo che solo le persone di determinati domini email possano inviare email ai canali. Se i canali iniziano a ricevere spam o email non rilevanti, limitare chi può inviare email può essere una buona strategia.
App Esterne e Archiviazione Cloud
Teams ha la capacità di connettersi con altre app. Durante la creazione di schede nei canali, possono essere selezionate app che permettono agli utenti di lavorare senza uscire dall’app Microsoft Teams. Gli amministratori di Office 365 possono disabilitare l’uso di app esterne o selezionare quali app consentire.
Per quanto riguarda l’archiviazione cloud, è possibile configurare opzioni di archiviazione esterne, come Google Drive o Dropbox, per consentire il caricamento e la condivisione di file. Gli amministratori possono scegliere di disabilitare tutte le opzioni di archiviazione cloud o mantenerne alcune attive.
Messaggistica
Le opzioni di messaggistica sono varie e possono essere modificate dall’amministratore di Office 365. È possibile disabilitare completamente la chat privata o personalizzare l’esperienza di messaggistica modificando le opzioni per meme, adesivi e GIF. Le impostazioni più importanti riguardano l’editing e la cancellazione dei messaggi. Gli utenti possono modificare e cancellare tutti i loro messaggi, ma è possibile abilitare un’impostazione che consente ai proprietari dei team di eliminare tutti i messaggi. Questa impostazione dovrebbe essere attivata con cautela e i proprietari dei team dovrebbero ricevere la formazione necessaria.
Chiamate e Riunioni
Le riunioni private, di canale e ad hoc possono essere disabilitate. Se un’organizzazione ha già un metodo consolidato per le riunioni virtuali, potrebbe essere utile disabilitare le riunioni in Teams per evitare confusione. È anche possibile disabilitare la condivisione video e dello schermo nelle riunioni se ci sono problemi di larghezza di banda o politiche di sicurezza che lo proibiscono.
Utenti Esterni
Teams consente agli utenti esterni di collaborare con i membri del team. Molte organizzazioni invitano clienti, subappaltatori, fornitori e consulenti a visualizzare file e partecipare alle conversazioni in Teams. Tuttavia, molte agenzie hanno preoccupazioni sulla privacy quando si tratta di consentire agli utenti esterni di accedere a Teams. Gli amministratori di Office 365 possono gestire le impostazioni per tenere gli utenti esterni fuori da Teams selezionando l’opzione “Guest” come tipo di licenza e disattivando Teams per questi utenti.
Importanza della Revisione delle Funzionalità
La personalizzazione delle funzionalità di Microsoft Teams è essenziale per adattare la piattaforma alle esigenze specifiche di un’organizzazione. Tuttavia, le modifiche alle funzionalità dovrebbero essere attentamente pianificate e comunicate agli utenti finali per evitare frustrazioni. Gli amministratori di Office 365 devono lavorare a stretto contatto con i team aziendali per garantire che ogni modifica sia in linea con gli obiettivi strategici e operativi dell’organizzazione. È fondamentale anche condurre sessioni di formazione e workshop per educare i proprietari dei team e i membri del team sulle migliori pratiche per utilizzare le funzionalità personalizzate in modo efficace.
Conclusione
Microsoft Teams offre una piattaforma potente e flessibile per la collaborazione aziendale. Tuttavia, per sfruttare al meglio le sue funzionalità, è necessaria una gestione attenta e una revisione continua delle impostazioni a livello di tenant e di team. Definire chiaramente i ruoli e le responsabilità, gestire le impostazioni di messaggistica e collaborazione, e controllare l’accesso degli utenti esterni sono tutti elementi cruciali per garantire un’esperienza utente positiva e un’adozione efficace in tutta l’organizzazione.
