Nessun prodotto nel carrello.
- Questo Articolo fa parte della Guida Completa che trovate QUI
- Se volete la Certificazione Ufficiale di questo Corso CLICCATE QUI
- Potete Acquistare una Licenza per Microsoft Teams QUI
La pianificazione della struttura organizzativa dei team è solo il primo passo per implementare efficacemente Microsoft Teams. Una volta stabilita questa struttura, è essenziale adottare un approccio di governance continuo per gestire la creazione e la gestione dei team. In questo capitolo, esploreremo le migliori pratiche per definire un processo strutturato per la creazione dei team e analizzeremo le diverse opzioni per restringere chi può creare nuovi team all’interno dell’organizzazione.
Restrizioni su Chi Può Creare Team
Di default, Microsoft Teams permette a tutti gli utenti di creare un team. Questa impostazione ha sia vantaggi che svantaggi. Permettere a chiunque di creare un team facilita un approccio agile e flessibile al lavoro, consentendo a piccole organizzazioni tecnologicamente avanzate di sfruttare la fluidità nella collaborazione. Tuttavia, per organizzazioni di medie e grandi dimensioni, questa impostazione può risultare problematica. Con troppi utenti autorizzati a creare team, è inevitabile che vengano creati team per errore o per motivi non appropriati, causando confusione tra gli utenti su quale team o canale utilizzare per diversi contenuti, danneggiando così l’adozione degli utenti.
Per determinare se implementare un processo formale di creazione dei team nella vostra organizzazione, è utile considerare i pro e i contro elencati nella tabella seguente:
| Senza Processo di Governance per la Creazione dei Team | Con Processo di Governance per la Creazione dei Team |
|---|---|
| Promuove l’adozione e l’utilizzo | Potrebbe limitare l’adozione degli utenti |
| Consente agli utenti di personalizzare il team secondo le loro necessità | Potrebbe limitare le modalità di interazione e utilizzo dei team |
| Crea una crescita incontrollata con difficoltà di gestione e occupazione di spazio di archiviazione | Previene la crescita incontrollata dei team, risparmiando spazio su SharePoint e altri servizi |
| Non segue convenzioni di denominazione | Permette di stabilire convenzioni di denominazione comprensibili |
| Possibili problemi con la classificazione e i tipi di dati memorizzati nel team | Consente la classificazione e il tracciamento delle informazioni sul team |
| Impedisce agli utenti di accettare i termini di servizio o la formazione richiesta | Può influenzare altre applicazioni di Office 365 che si basano sui gruppi (Planner) |
| Difficile determinare quali team sono presenti nell’ambiente (può cambiare) | Permette agli amministratori IT di gestire e monitorare i team nell’organizzazione |
| Non garantisce che un amministratore sia proprietario di un team | Permette di assegnare un gruppo amministrativo come proprietario del team |
| Consente nomi di team duplicati, creando confusione per tutti | Previene la duplicazione dei nomi |
| Gli URL coerenti potrebbero essere presi e il contenuto sarebbe incoerente con la strategia generale | Permette ai nomi di dipartimenti o funzioni di allinearsi con il business e gli URL di essere assegnati correttamente |
Nota: I membri del team possono essere limitati a creare canali solo a livello di team. Non esiste un’impostazione nel centro di amministrazione di Office 365 per limitare i permessi dei canali.
Come evidenziato nella tabella sopra, la maggior parte delle ragioni punta verso l’implementazione di un processo di governance per la creazione dei team in un’organizzazione. Per limitare la creazione dei team, un amministratore di Office 365 deve eseguire comandi PowerShell. Un problema con questa impostazione è che per limitare qualcuno dal creare un nuovo team, bisogna anche limitare la loro capacità di creare un nuovo gruppo in Office 365, poiché la creazione di un team genera automaticamente un gruppo. Se esiste una necessità aziendale forte affinché tutti possano creare gruppi o Planner in Office 365, non sarà possibile limitare loro la creazione dei team.
Nota: Per limitare qualcuno dal creare team, è necessario limitarlo anche dal creare gruppi in Office 365.
Processo per la Creazione dei Team
Se si decide di limitare chi può creare un team, è necessario determinare un processo per come i team vengono creati. Ci sono diverse opzioni per come gestire questo processo, e la scelta migliore può variare notevolmente da un’organizzazione all’altra.
Se la creazione di nuovi team è limitata a un piccolo gruppo di specialisti della collaborazione o professionisti IT, gli utenti avranno bisogno di un processo semplice e rapido per richiedere nuovi team. Se il processo non è chiaro, è complicato o richiede troppo tempo, gli utenti troveranno delle soluzioni alternative per portare a termine il loro lavoro. Potrebbero iniziare a utilizzare un team esistente in modo inappropriato per collaborare su contenuti non correlati al resto del contenuto del team, oppure potrebbero iniziare a collaborare in uno strumento diverso al di fuori di Teams. Una volta che un gruppo di persone entra in un ritmo di lavoro, è difficile cambiare le loro abitudini e riportarli a utilizzare Teams.
Se un’organizzazione ha già un sistema di ticketing ben consolidato, questa potrebbe essere l’opzione migliore. È imperativo che gli utenti finali sappiano chiaramente come richiedere un nuovo team. Le richieste e le domande relative a Teams devono essere rapidamente indirizzate agli specialisti della collaborazione o ai professionisti IT specializzati in Teams. Sono necessarie linee di comunicazione aperte tra coloro che creano i team e gli utenti finali che li richiedono.
Se un’organizzazione non dispone di un sistema di ticketing o help desk esistente, è necessario sviluppare un meccanismo per consentire agli utenti di richiedere un team. Una proposta è utilizzare una lista SharePoint accessibile a tutti i membri dell’organizzazione. Un esempio di modulo di richiesta per un nuovo team in SharePoint potrebbe includere campi per il nome del team richiesto, il motivo per cui è necessario e i nomi dei proprietari del team.
| Campi del Modulo | Descrizione |
|---|---|
| Nome del Team | Nome desiderato per il nuovo team |
| Motivo della Richiesta | Motivo per cui il team è necessario |
| Proprietari del Team | Nomi degli utenti che saranno proprietari del nuovo team |
| Membri Esterni | Informazioni su eventuali utenti esterni che faranno parte del team |
Opzioni per l’Implementazione del Processo di Creazione dei Team
Esistono molteplici modi per implementare un processo di creazione dei team, ciascuno con i propri vantaggi e svantaggi. Esaminare i pro e i contro di ogni opzione e abbinarli alle esigenze della propria organizzazione può aiutare a decidere quale opzione perseguire.
- Utilizzo di un sistema di ticketing esistente: Ideale per organizzazioni con un sistema di help desk già consolidato.
- *Implementazione di una lista SharePoint: Una soluzione semplice che permette a tutti gli utenti di richiedere nuovi team.
- Processo manuale: Adatto per organizzazioni più piccole dove un controllo manuale può essere mantenuto.
L’implementazione di un processo di governance per la creazione dei team in Microsoft Teams aiuta a prevenire la crescita incontrollata dei team e garantisce che le risorse siano utilizzate in modo efficace e sicuro. Questo, a sua volta, promuove una migliore adozione da parte degli utenti e una maggiore efficienza operativa.
