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Governance e adozione da parte degli utenti vanno di pari passo quando si parla di implementazione efficace di Microsoft Teams. Un piano di governance ben strutturato assicura che Teams sia gestito e utilizzato nel modo in cui è stato concepito, promuovendo così una maggiore adozione da parte degli utenti. Se Microsoft Teams è ben governato e utile, gli utenti saranno più propensi ad adottarlo pienamente. Un piano di governance solido garantisce che l’esperienza dell’utente rimanga positiva e che le risorse dell’organizzazione siano archiviate e utilizzate correttamente.
Uno dei principali vantaggi di Microsoft Teams è che migliora la velocità e la facilità di collaborazione fornendo un’unica posizione in cui i colleghi possono interagire, condividere contenuti e condurre riunioni. Tuttavia, questi benefici possono essere realizzati solo se viene dedicato del tempo alla pianificazione della gestione e dell’amministrazione del servizio prima di renderlo disponibile agli utenti. Senza un piano di governance, ci sono insidie che possono annullare questi benefici.
In questo capitolo, discuteremo le aree essenziali della governance per Microsoft Teams da considerare e offriremo consigli pratici. Esempi reali e spiegazioni vi aiuteranno a costruire un piano di governance che garantisca che i contenuti siano sicuri e che Microsoft Teams sia conveniente e facile da usare, incentivando così l’adozione da parte degli utenti.
Creare il Proprio Piano di Governance
Creare un piano di governance per Microsoft Teams dovrebbe includere almeno i seguenti elementi:
- Come organizzare la struttura del proprio team (questo potrebbe variare per ciascun team creato)
- Come permettere alle persone di richiedere o creare un nuovo team (un processo per la creazione di team)
- Come determinare se deve essere creato un nuovo team
- Opzioni per archiviare team vecchi o inutilizzati
- Quando un team dovrebbe essere eliminato
- Funzionalità e impostazioni organizzative
Vediamo ora nel dettaglio ciascun punto per aiutarvi a creare il vostro piano di governance.
Struttura Organizzativa per Team e Canali
Microsoft Teams può diventare facilmente ingovernabile se viene implementato con le impostazioni predefinite e gli utenti non ricevono alcuna guida. Di default, tutti gli utenti possono creare nuovi team e canali. Un parallelo che molti professionisti IT possono comprendere è la struttura di SharePoint. Prima che si comprendesse l’importanza della governance, molti utenti avevano accesso per creare nuovi siti a loro discrezione. Senza una corretta formazione, pianificazione e strategia su quando creare nuovi siti, si è rapidamente creato un ambiente incontrollabile. La mancanza di governance ha danneggiato l’adozione di SharePoint; usiamo le lezioni apprese per evitare che ciò accada con Microsoft Teams.
È molto importante analizzare le funzioni di lavoro, i dipartimenti, i prodotti, le iniziative e/o i progetti della propria organizzazione per strategizzare come strutturare team e canali. Un punto chiave da ricordare è che le autorizzazioni possono essere impostate solo a livello di team. Fino a quando Microsoft non rilascerà canali sicuri, tutti i contenuti nei canali sono aperti e disponibili a tutti i membri del team di cui il canale fa parte.
Consiglio: Quando si pianifica la struttura organizzativa di team e canali, è molto importante considerare chi dovrebbe avere accesso a quali contenuti.
| Dipartimento | Team | Canali |
|---|---|---|
| Tecnologia dell’Informazione | IT Team | Help Desk, Sviluppo Software, Assicurazione Qualità, Sicurezza, Generale |
| Risorse Umane | HR Team | Reclutamento, Benefici, Buste Paga, Formazione, Generale |
| Marketing | Marketing Team | Social Media, Campagne Pubblicitarie, Eventi, Generale |
Come si può vedere dalla tabella sopra, il dipartimento di Tecnologia dell’Informazione ha un team con canali per il Help Desk, lo Sviluppo Software, l’Assicurazione Qualità e la Sicurezza. Il canale Generale viene utilizzato per la comunicazione e la condivisione di file a livello di dipartimento. Ogni ufficio utilizza il proprio canale per la comunicazione e la collaborazione. Questa struttura organizzativa ha senso in teoria, ma se l’ufficio della Sicurezza sta comunicando su argomenti riservati nella loro scheda delle conversazioni, tutti gli altri uffici saranno in grado di leggerla. In una situazione del genere, ogni ufficio ha bisogno del proprio team.
Nota: Se necessario, i canali privati potrebbero essere utilizzati se solo un sottoinsieme più piccolo di utenti deve avere accesso.
Ora immaginate se tutti gli uffici stessero già utilizzando intensamente il proprio canale nel team di Tecnologia dell’Informazione per avere conversazioni, tenere riunioni e caricare file. Dopo quattro mesi, si realizza che il team deve essere suddiviso in modo che ogni ufficio possa avere il proprio team. Ma, tutte le conversazioni e le informazioni sulle riunioni dai canali degli uffici non possono essere trasferite ai loro team.
Nota: Le conversazioni e i contenuti delle riunioni non possono essere trasferiti da un team a un altro o da un canale a un altro.
L’unica opzione per gli uffici di visualizzare i loro contenuti nel team di Tecnologia dell’Informazione è mantenere il team attivo. Ciò può portare a confusione ed errori perché gli uffici potrebbero accidentalmente utilizzare il loro vecchio canale invece del nuovo team.
Consiglio: Se è necessario mantenere un team che non viene più utilizzato, ma i membri del team hanno ancora bisogno di accedere al contenuto esistente, rinominare il team e aggiungere una descrizione per indicare che non deve essere aggiunto nulla di nuovo. Ad esempio, “IT Team — SOLO LETTURA”. Nella descrizione, fate sapere agli utenti quale team dovrebbero utilizzare invece. È possibile considerare anche l’uso della funzionalità di archiviazione trovata sotto l’icona “ingranaggio” nell’angolo in basso a sinistra dell’interfaccia di Teams, quindi selezionare il team che si desidera archiviare.
Richiesta e Creazione di Nuovi Team
Per mantenere un ambiente ordinato e strutturato, è essenziale avere un processo chiaro per richiedere e creare nuovi team. Questo processo dovrebbe definire chi ha l’autorità per creare nuovi team e sotto quali condizioni. Ad esempio, un’organizzazione potrebbe decidere che solo i responsabili di reparto possono richiedere nuovi team per i loro dipartimenti o che i team possono essere creati solo per progetti specifici con una durata definita.
Archivio e Eliminazione dei Team
Man mano che l’utilizzo di Microsoft Teams cresce, è importante considerare cosa fare con i team vecchi o non utilizzati. Archiviare i team che non sono più attivi ma che potrebbero ancora contenere dati preziosi è una buona pratica. L’archiviazione conserva il team e tutti i suoi dati, rendendoli ancora accessibili per la consultazione ma disattivando la possibilità di apportare modifiche.
Eliminare un team dovrebbe essere fatto solo quando si è certi che tutti i dati e i contenuti del team non sono più necessari. È importante avere una politica chiara su quando e come un team dovrebbe essere eliminato per evitare la perdita di dati preziosi.
Impostazioni delle Funzionalità e dell’Organizzazione
Microsoft Teams offre una vasta gamma di funzionalità e impostazioni che possono essere configurate per soddisfare le esigenze specifiche dell’organizzazione. Ad esempio, alcune organizzazioni potrebbero voler limitare l’uso di GIF o emoji nelle conversazioni per mantenere un ambiente più professionale, mentre altre potrebbero incoraggiarne l’uso per promuovere una cultura aziendale aperta e inclusiva.
Suggerimenti per un Piano di Governance Efficace
- Definire Chiaramente i Ruoli e le Responsabilità: Stabilire chi è responsabile della gestione dei team e dei canali, della manutenzione delle impostazioni e delle autorizzazioni e dell’archiviazione o dell’eliminazione dei team.
- Formare gli Utenti sulle Best Practices: Assicurarsi che tutti gli utenti comprendano come utilizzare Teams in modo efficace, comprese le migliori pratiche per la gestione dei canali e la collaborazione.
- Monitorare l’Utilizzo e l’Adozione: Utilizzare strumenti di analisi per monitorare l’adozione di Teams e identificare aree che potrebbero richiedere ulteriore formazione o supporto.
Implementando un piano di governance efficace, le organizzazioni possono massimizzare i benefici di Microsoft Teams e garantire che la piattaforma venga utilizzata in modo sicuro ed efficace.
