Padroneggiare Microsoft Teams Capitolo 31: Casi di Utilizzo Reali di Microsoft Teams

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Microsoft Teams è una piattaforma versatile che può essere utilizzata per massimizzare i benefici della collaborazione e della comunicazione all’interno delle organizzazioni. Ogni organizzazione ha le proprie esigenze e strategie IT, e Microsoft Teams può adattarsi in vari modi per soddisfarle. In questo capitolo, esploreremo alcuni casi d’uso reali per illustrare come le organizzazioni possono utilizzare Teams per ottimizzare il lavoro di squadra, migliorare la comunicazione e semplificare la gestione dei progetti.

Nota: Le scuole hanno accesso a modelli di team e funzionalità aggiuntive che non sono trattate in questo capitolo.

Caso d’uso 1: Coordinare una Nuova Iniziativa

Un’organizzazione non-profit sta lanciando una nuova iniziativa per educare i bambini nelle scuole più povere sull’importanza di una alimentazione sana. Per gestire al meglio questa iniziativa, viene creato un team privato su Microsoft Teams e vengono aggiunti tutti i membri del team che lavorano sul progetto. Viene creato un canale per ciascuna delle quattro scuole coinvolte nell’iniziativa. All’interno di questi canali, i membri del team discutono i piani delle lezioni, la creazione dei materiali, la programmazione e altri argomenti rilevanti per la scuola specifica.

Utilizzano la scheda Documenti in questi canali per archiviare i materiali didattici personalizzati e i moduli creati per ogni scuola. I membri del team assegnati a ciascuna scuola impostano il canale della loro scuola come preferito, per assicurarsi di rimanere aggiornati sulle attività del canale. Il canale Generale viene utilizzato per discutere argomenti che si applicano all’iniziativa generale, come il finanziamento e l’assegnazione del team.

Inoltre, viene impostata una scheda con un grafico Power BI che mostra le metriche sul numero di studenti che hanno partecipato all’iniziativa da ciascuna scuola. Un blocco appunti di OneNote viene aggiunto come scheda per delineare i protocolli che devono essere seguiti quando i membri del team arrivano a una scuola. I membri del team utilizzano spesso le conversazioni nei canali per raggiungere rapidamente e in modo trasparente un consenso sulle decisioni di pianificazione.

Questo approccio consente all’organizzazione di mantenere un flusso di lavoro strutturato e trasparente, migliorando la comunicazione e il coordinamento tra i membri del team.

Caso d’uso 2: Collaborazione Dipartimentale

Il dipartimento Risorse Umane di una grande impresa ha un team privato creato dall’IT. I canali sono organizzati in base alle diverse funzioni e attività del dipartimento, come reclutamento, benefici, buste paga e formazione.

Il canale Generale contiene una scheda per il servizio di gestione dei benefici che l’intero team utilizza regolarmente nel loro lavoro quotidiano. Il canale di Reclutamento ha schede per Microsoft Lists, dove sono archiviate le opportunità di reclutamento, e una scheda contenente un documento Microsoft Word utilizzato come guida per le chiamate a freddo ai potenziali candidati. Il canale di Formazione è utilizzato principalmente per discutere i materiali di formazione in fase di sviluppo.

I membri del team utilizzano una scheda contenente un documento Microsoft Excel che l’organizzazione utilizza per monitorare i requisiti di formazione obbligatoria dei dipendenti. Il canale Benefici archivia molti documenti forniti dai fornitori di benefici, che vengono distribuiti al personale. Il team tiene riunioni settimanali nel canale Benefici per discutere eventuali aggiornamenti e problemi.

Il canale Buste Paga è un canale privato a cui solo un sottoinsieme di membri del team ha accesso, a causa delle informazioni sensibili condivise all’interno di quel canale. Un canale privato è contrassegnato con un simbolo di lucchetto, indicando che solo i membri invitati possono vedere e partecipare alle conversazioni di quel canale.

Questa struttura a canali aiuta il dipartimento delle Risorse Umane a mantenere tutte le informazioni organizzate, a promuovere una collaborazione efficace e a garantire che le informazioni sensibili siano protette.

Caso d’uso 3: Gestione dei Progetti IT

Una piccola azienda di consulenza IT con 40 dipendenti, distribuiti in vari paesi e che lavorano tutti da casa, ha cinque grandi clienti a lungo termine per i quali fornisce soluzioni IT e supporto. In Microsoft Teams, hanno creato un team separato per ciascun cliente per evitare che i membri del personale vedano i contenuti di un cliente con cui non stanno lavorando.

Ogni team ha uno o più contatti esterni aggiunti come ospiti; questi possono essere subappaltatori o fornitori che collaborano su un progetto specifico del cliente. I project manager utilizzano una scheda nel canale di Gestione dei Progetti per visualizzare l’app Planner di Office 365, dove assegnano e monitorano le attività. Programmano anche riunioni giornaliere in Microsoft Teams, tracciano la partecipazione e chiedono aggiornamenti nei rispettivi canali.

I canali di Test sono utilizzati dai membri del team di garanzia della qualità per discutere le attività e le tempistiche di test. Questi canali contengono anche una scheda collegata a un registro di qualità su Microsoft Lists. I canali di Sviluppo dispongono di schede che mostrano Visual Studio Team Services, uno strumento che gli sviluppatori utilizzano come repository di codice e per il tracciamento dei bug. Organizzano spesso riunioni in cui condividono gli schermi e conducono revisioni del codice.

Questi casi d’uso dimostrano la flessibilità e la potenza di Microsoft Teams come strumento per migliorare la collaborazione e l’efficienza all’interno delle organizzazioni, indipendentemente dalle loro dimensioni o dal settore di appartenenza. Utilizzando le funzionalità di Teams, le organizzazioni possono centralizzare la comunicazione, facilitare la collaborazione e migliorare la gestione dei progetti.