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Microsoft comprende che non basta solo sviluppare i migliori strumenti di collaborazione; le organizzazioni devono anche essere in grado di utilizzarli al meglio per ottenere il massimo valore dai propri investimenti. Per questo motivo, Microsoft ha creato un portale dedicato alle risorse per facilitare l’adozione su larga scala dei servizi Microsoft 365. Questo portale include una raccolta di guide, strumenti e migliori pratiche derivanti da implementazioni reali, sviluppate in collaborazione con partner Microsoft e organizzazioni che hanno già affrontato queste sfide. L’obiettivo è facilitare altre organizzazioni pubblicando strumenti e best practice che coprano tutte le fasi di implementazione, dalla pianificazione iniziale fino all’onboarding, per poi proseguire nel tempo creando valore.
Microsoft Teams è ovviamente una parte fondamentale di questa iniziativa, e il portale offre una vasta gamma di strumenti utili per facilitare il rollout di Teams in organizzazioni di diverse dimensioni e settori. Tuttavia, ci sono anche guide e strumenti per altri servizi di Microsoft 365 come SharePoint, Yammer, e le funzionalità di Sicurezza e Conformità, che giocano un ruolo cruciale nell’assicurare un’organizzazione produttiva e sicura.
Il portale è sicuramente meritevole di una visita, e il link da seguire è https://adoption.microsoft.com/. Un’altra eccellente risorsa per l’adozione di Teams è il sito Tools for Driving Adoption di Microsoft, disponibile a questo indirizzo.
Swag per Incrementare l’Adozione
Credeteci, non c’è nulla che incentivi l’adozione di Microsoft Teams meglio del Teams swag. Può essere qualsiasi cosa, purché abbia il logo di Microsoft Teams sopra. Se dovete puntare su un solo tipo di gadget, scegliete gli adesivi: funzionano in tutte le situazioni. La combinazione del logo di Microsoft Teams con un messaggio divertente e significativo sulla collaborazione crea un desiderio irrefrenabile e infonde una carica positiva all’intero processo di rollout. Provateci, rimarrete stupiti!
Monitoraggio e Miglioramento Continuo
L’adozione non è sempre vista come un processo continuo. Sfortunatamente, molte organizzazioni ritengono di non avere le risorse o non comprendono l’impatto della mancanza di un’adozione continua. Come per ogni software, più viene utilizzato, più si troveranno modi per migliorare l’interazione con esso. Col tempo, potrebbe verificarsi un calo nell’uso del software. Quasi sempre ci sono ragioni legittime per cui ciò accade. È importante che qualcuno sia responsabile di affrontare la questione e risolverla per garantire il successo a lungo termine con l’applicazione.
Per facilitare il monitoraggio continuo come parte dell’adozione globale di Teams, il Teams admin center include report di utilizzo per monitorare l’uso di Teams. Per accedere a questi report, è necessario che l’amministratore di Office 365 li compili per voi o che vi assegni un ruolo amministrativo nel Office 365 admin center per permettervi di creare questi report autonomamente.
Tipi di Report di Utilizzo
Esistono diversi report che possono essere elaborati per Microsoft Teams, tra cui:
- Attività degli utenti di Microsoft Teams
- Utilizzo dei dispositivi in Microsoft Teams
- Utilizzo PSTN
Il report sull’attività degli utenti fornisce informazioni dettagliate sul numero di messaggi nei canali, messaggi di chat, chiamate e riunioni in corso in tutta l’organizzazione, oltre che per singoli utenti. Da questi dati, è possibile estrarre diverse idee su cosa potrebbe accadere nel caso in cui l’adozione a lungo termine inizi a calare.
La parte positiva di questi report è che, elencando l’attività individuale degli utenti, è possibile identificare rapidamente quali utenti erano molto attivi ma hanno improvvisamente ridotto la loro attività. Se si verifica un problema con l’uso a lungo termine, saprete a quali utenti chiedere prima informazioni sul problema.
Report di Utilizzo dei Dispositivi
Gli amministratori di Office 365 possono accedere anche al report di utilizzo dei dispositivi di Microsoft Teams. Uno dei vantaggi di questo report è che aiuta a comprendere quanti utenti accedono a Microsoft Teams da diversi dispositivi. Inoltre, se le statistiche di un dispositivo specifico mostrano un calo improvviso, è possibile investigare la causa del problema.
I report di utilizzo leggermente semplificati sono disponibili anche per ogni team in Microsoft Teams, accessibili sia ai proprietari del team che ai membri. Questi report sono utili per monitorare le tendenze e l’utilizzo generale del team specifico. Per visualizzare il report, selezionare Manage team e fare clic sulla scheda Analytics.
Conclusione
L’adozione di Microsoft Teams e di altri servizi di Microsoft 365 richiede un approccio strategico e continuo per garantire che l’intera organizzazione possa trarre vantaggio dai numerosi strumenti e funzionalità disponibili. Utilizzare le risorse di adozione fornite da Microsoft, monitorare l’utilizzo con report dettagliati e implementare miglioramenti continui sono tutti passaggi essenziali per un’adozione di successo.
