Padroneggiare Microsoft Teams Capitolo 25: Controlli per gli Organizzatori delle Riunioni in Microsoft Teams

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Microsoft Teams offre una serie di strumenti e controlli per gli organizzatori e i presentatori delle riunioni, al fine di garantire che le sessioni si svolgano senza intoppi e in modo efficace. In questo capitolo, esploreremo le varie funzionalità disponibili per gestire una riunione, dalla registrazione delle sessioni all’ammissione dei partecipanti, passando per il controllo dei ruoli e la gestione della chat della riunione.

Registrare una Riunione

Gli organizzatori delle riunioni o i presentatori con diritti di registrazione possono registrare una riunione per tenerne traccia e consentire ai partecipanti di rivedere i contenuti successivamente. La registrazione può essere avviata e fermata attraverso il menu Altre azioni (…) selezionando Avvia/Interrompi registrazione.

• Riunioni normali: la registrazione viene salvata in OneDrive del soggetto che avvia la registrazione, nella cartella Registrazioni. Dopo l’interruzione della registrazione, un messaggio con le informazioni sulla registrazione appare nella chat della riunione.
• Riunioni del canale: le registrazioni sono memorizzate nel sito SharePoint del team e sono disponibili nella scheda File del canale specifico. Ciò permette l’accesso a tutti i membri del team, non solo a quelli che hanno partecipato alla riunione.

Ammettere Partecipanti dalla Lobby

Uno dei compiti degli organizzatori delle riunioni o dei presentatori è gestire la lobby virtuale. Questa funzione consente di identificare i partecipanti in attesa e di ammettere solo quelli autorizzati.

Come ammettere un partecipante dalla lobby:

1. Clicca su Ammetti nel riquadro di notifica visualizzato sullo schermo della riunione.
2. Oppure, clicca sul segno di spunta verde accanto al nome del partecipante nella lista dei partecipanti.

Se necessario, è possibile rifiutare un partecipante cliccando sulla X rossa accanto al nome.

Silenziare i Partecipanti

Durante una riunione, potrebbe essere necessario silenziare i partecipanti che inconsapevolmente lasciano il microfono aperto o causano disturbi con rumori di fondo. Gli organizzatori e i presentatori hanno l’opzione di silenziare uno o tutti i partecipanti.

Come silenziare un partecipante:

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse o seleziona l’ellissi (…) accanto al nome del partecipante nella lista.
2. Seleziona Silenzia partecipante.

Nota: Usa la funzione Silenzia tutti con cautela poiché potrebbe silenziare anche il presentatore che sta parlando al momento.

Mettere in Evidenza e Bloccare i Video

Gli organizzatori e i presentatori delle riunioni possono utilizzare le funzioni Spotlight e Pin per gestire meglio i video durante una riunione:

• Spotlight: consente di visualizzare il video di un partecipante a schermo intero per tutti i partecipanti alla riunione. Utile per mettere in risalto una persona durante un discorso.
• Pin: consente di scegliere personalmente quale video vedere a schermo, senza influire sulla visualizzazione degli altri partecipanti.

Ruoli di Presentatore e Partecipante

Nelle riunioni formali con più partecipanti, è buona pratica assegnare ruoli specifici per garantire un’organizzazione efficiente. In Microsoft Teams, ci sono due ruoli principali:

• Presentatore: può gestire quasi tutte le funzioni della riunione, inclusa la presentazione dei contenuti.
• Partecipante: può parlare, condividere video e partecipare alla chat della riunione, ma con funzioni limitate rispetto al presentatore.

Come promuovere un partecipante a presentatore:

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse o seleziona l’ellissi (…) accanto al nome del partecipante.
2. Seleziona Rendi presentatore.

È possibile ridurre il ruolo di un presentatore a partecipante seguendo la stessa procedura.

Rimuovere Partecipanti dalla Riunione

Se un partecipante è troppo disturbante o è stato invitato per errore, l’organizzatore della riunione può rimuoverlo.

Come rimuovere un partecipante:

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse o seleziona l’ellissi (…) accanto al nome del partecipante.
2. Seleziona Rimuovi dalla riunione.

La rimozione di un partecipante non impedisce comunque al partecipante di rientrare nella riunione.

Chat della Riunione

Ogni riunione in Microsoft Teams ha una propria chat integrata che i partecipanti possono utilizzare durante e dopo la riunione. Gli organizzatori delle riunioni possono gestire la chat per garantire che informazioni sensibili non siano condivise con persone non autorizzate.

Report di Partecipazione alla Riunione

Gli organizzatori possono scaricare un report di partecipazione alla riunione direttamente dal pannello dei partecipanti. Questo report include informazioni su chi ha partecipato, a che ora sono entrati e quando hanno lasciato la riunione.

Nota: Questa funzione deve essere abilitata da un amministratore IT e può essere soggetta a considerazioni di conformità.

Terminare una Riunione

Quando la riunione è finita, l’organizzatore può scegliere di terminare la riunione selezionando Termina riunione. Questo rimuoverà tutti i partecipanti dalla riunione, ma non eliminerà la riunione dal calendario.

Come terminare una riunione:

1. Clicca su Termina riunione.
2. Tutti i partecipanti verranno rimossi, ma la riunione rimarrà attiva e accessibile per una successiva riapertura.