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Microsoft Teams offre numerose opzioni per organizzare riunioni efficienti e collaborative, consentendo sia incontri pianificati che riunioni spontanee. In questo capitolo, esploreremo le diverse tipologie di riunioni che possono essere organizzate con Microsoft Teams, incluse le riunioni “Meet Now”, le stanze per sottogruppi, la partecipazione tramite conferenza audio e le molteplici opzioni di controllo per i partecipanti.
Riunioni “Meet Now”
Le riunioni “Meet Now” o ad hoc sono pensate per incontri spontanei tra colleghi, ospiti o contatti esterni. A differenza delle riunioni programmate, nessuno viene invitato in anticipo a una riunione “Meet Now”; i partecipanti devono essere aggiunti direttamente durante la riunione oppure è necessario inviare manualmente il link per partecipare.
Come avviare una riunione “Meet Now”:
- Clicca sull’icona Meet Now accanto al pulsante Nuova riunione nell’angolo in alto a destra della scheda Calendario in Teams.
- Inserisci un oggetto per la riunione e imposta eventuali preferenze prima di cliccare su Partecipa ora.
Nota: Inserire un oggetto per una riunione “Meet Now” è facoltativo, ma consigliato per fornire un contesto ai membri del team.
Stanze per Sottogruppi
Le stanze per sottogruppi consentono agli organizzatori di suddividere una riunione principale in sessioni di lavoro o brainstorming con sottogruppi più piccoli. Questa funzione è particolarmente utile per favorire discussioni mirate in piccoli gruppi e per attività di team building.
Come creare stanze per sottogruppi:
- Seleziona l’icona delle stanze per sottogruppi.
- Scegli il numero di stanze da creare.
- Seleziona come assegnare i partecipanti alle stanze (automaticamente o manualmente).
Le stanze per sottogruppi sono pronte, ma non ancora attivate. Puoi rinominarle per aiutare i partecipanti a tener traccia delle diverse stanze. Quando è il momento di dividere i gruppi, l’organizzatore avvia le stanze, trasferendo automaticamente i partecipanti assegnati. È possibile saltare da una stanza all’altra per monitorare il progresso delle discussioni.
Nota: In background, ogni stanza per sottogruppo è una riunione individuale di Teams, il che significa che tutte le funzionalità e le impostazioni di governance sono applicabili.
Partecipare a una Riunione Tramite Conferenza Audio
I partecipanti possono unirsi alle riunioni di Microsoft Teams anche tramite telefono, utile quando non si ha accesso a Internet. Per gli organizzatori con la funzionalità abilitata, le istruzioni per l’accesso telefonico sono incluse nell’invito alla riunione.
Come partecipare a una riunione tramite conferenza audio:
- Trova il numero di telefono e il codice di accesso nell’invito alla riunione.
- Se il numero di telefono non corrisponde alla tua posizione, clicca su Trova un numero locale per evitare tariffe di chiamata internazionale.
Nota: Solo gli organizzatori con una licenza di Audio Conferencing possono includere istruzioni di accesso telefonico.
Controlli per i Partecipanti alle Riunioni
Durante le riunioni in Microsoft Teams, i partecipanti hanno diversi controlli su come partecipare e su cosa condividere. È consigliato l’uso di video e voce per una comunicazione più efficace, ma i partecipanti possono scegliere di disattivare il video o il microfono quando necessario.
| Controllo | Descrizione |
|---|---|
| Disattivazione Microfono | Mantieni il microfono disattivato quando non parli per evitare rumori di fondo. |
| Disabilitazione Video | Disattiva il video quando preferisci non essere visto dagli altri partecipanti. |
| Condivisione Schermo | Condividi il tuo desktop o una finestra specifica per mostrare contenuti rilevanti durante la riunione. |
Condivisione Schermo
La condivisione dello schermo è una funzione estremamente utile per mostrare presentazioni o guidare i partecipanti attraverso un processo o uno strumento di lavoro.
Come condividere lo schermo:
- Clicca sull’icona dello schermo del computer con una freccia.
- Scegli se condividere l’intero desktop, una finestra aperta, una presentazione PowerPoint o avviare una sessione di lavagna.
Puoi includere anche l’audio del computer se stai condividendo un video o altri media contenenti audio.
Nota: La condivisione dello schermo è possibile anche tramite l’app web di Teams, ma richiede una selezione preliminare del contenuto da condividere (desktop, finestra, o scheda del browser).
Dare il Controllo dello Schermo
Quando un presentatore condivide qualcosa, un altro partecipante potrebbe aver bisogno di prendere il controllo del loro schermo o dell’applicazione per mostrare qualcosa. Questa funzione deve essere abilitata dall’organizzazione.
Come dare il controllo dello schermo:
- Clicca sul menu a tendina Dare controllo situato al centro in alto dello schermo condiviso.
- Seleziona il nome della persona a cui vuoi dare il controllo.
Nota: Se questa funzione non è disponibile, contatta l’amministratore IT.
Reazioni e Altre Funzionalità di Partecipazione
Microsoft Teams offre diverse funzionalità per rendere le riunioni più interattive:
- Reazioni alle Riunioni: Usa le emoji per fornire feedback istantanei senza interrompere la riunione.
- Alza la Mano: Per segnalare che vuoi parlare senza interrompere. Gli organizzatori vedono chi ha alzato la mano e in che ordine.
- Sondaggi: Utilizza i sondaggi per raccogliere feedback in tempo reale durante la riunione.
Appendere una Riunione
Per uscire da una riunione:
- Clicca sul pulsante Lascia.
- Questo ti disconnetterà dalla riunione senza influenzare gli altri partecipanti.
Nota: Appendere una riunione non la termina; la riunione rimane inattiva e può essere riaperta.
Conclusione
Microsoft Teams offre una vasta gamma di strumenti per organizzare e partecipare a riunioni in modo efficace e coinvolgente. Utilizzare queste funzionalità in modo strategico può migliorare notevolmente la produttività del team e l’efficienza delle riunioni.
