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Microsoft Teams offre un’ampia gamma di funzionalità per facilitare l’organizzazione e la gestione delle riunioni. Una delle sue caratteristiche più potenti è la capacità di pianificare e personalizzare le riunioni in base alle esigenze specifiche del team e del progetto. In questo capitolo, esploreremo come utilizzare il Scheduling Assistant, come configurare le opzioni di riunione e come invitare ospiti esterni non autenticati a partecipare alle riunioni.
Utilizzare il Scheduling Assistant
Durante la pianificazione di una riunione, lo strumento Scheduling Assistant consente di visualizzare quando i partecipanti sono impegnati o disponibili nel momento proposto per la riunione. Questo è particolarmente utile per evitare conflitti di calendario e per garantire la massima partecipazione dei membri del team.
Come Utilizzare il Scheduling Assistant
- Clicca sul link Scheduling Assistant nella barra superiore.
- Decidi quando tenere la riunione in base alla disponibilità dei partecipanti.
- Clicca su Invia o Aggiorna, a seconda che tu stia creando una nuova riunione o aggiornandone una esistente.
| Azione | Descrizione |
|---|---|
| Visualizzare Disponibilità | Mostra la disponibilità dei partecipanti per evitare conflitti. |
| Pianificare Riunione | Seleziona l’orario migliore per tutti i partecipanti. |
| Invia o Aggiorna | Invia l’invito alla riunione o aggiorna i dettagli della riunione esistente in base alle modifiche apportate. |
Opzioni di Riunione
Ogni riunione in Microsoft Teams ha un set di opzioni di riunione che permette di personalizzare chi può accedere alla riunione, chi può presentare, e altre impostazioni di sicurezza e gestione. Le impostazioni predefinite sono gestite dal reparto IT dell’azienda, ma l’organizzatore della riunione può modificare le impostazioni individuali per ogni riunione.
Come Accedere alle Opzioni di Riunione
Le opzioni di riunione sono accessibili nell’invito alla riunione cliccando su Opzioni di riunione in fondo, sia nel calendario di Outlook che nel calendario di Teams. A volte, potrebbe essere necessario prima programmare e inviare l’invito alla riunione prima che le opzioni di riunione diventino disponibili.
- Clicca su Opzioni di riunione nell’invito alla riunione o nell’app di Teams.
- Seleziona le opzioni desiderate, come visto nell’immagine di esempio (non inclusa qui).
- Puoi modificare queste impostazioni prima, durante e dopo la riunione.
| Opzione di Riunione | Descrizione |
|---|---|
| Chi può aggirare la lobby | Determina chi può entrare direttamente nella riunione senza attendere nella lobby virtuale. |
| Chi può presentare | Controlla chi può condividere contenuti durante la riunione e gestire altre opzioni di organizzazione. |
| Consenti ai partecipanti di riattivarsi | Decidi se i partecipanti possono riattivare il proprio microfono durante la riunione. |
| Chat della riunione | Decidi se abilitare la chat durante la riunione, solo durante la riunione o disabilitarla dopo la riunione. |
| Reazioni durante la riunione | Consenti o disabilita le reazioni durante la riunione. |
Invitare Ospiti Non Autenticati alle Riunioni
Microsoft Teams consente di programmare una riunione privata e invitare persone completamente esterne all’organizzazione, anche se non hanno l’app Teams installata sul loro dispositivo. L’ospite ha bisogno solo di un indirizzo email valido per essere invitato alla riunione di Teams e ricevere tutte le informazioni necessarie per partecipare.
Come Invitare Ospiti Esterni
- Pianifica la riunione normalmente attraverso Teams o Outlook.
- Inserisci l’indirizzo email dell’ospite esterno nel campo degli invitati.
- L’ospite riceverà un’email con un link per partecipare alla riunione. Cliccando sul link, si aprirà una pagina del browser che chiederà all’ospite di scaricare l’app desktop di Teams o di partecipare tramite il web.
| Azione | Descrizione |
|---|---|
| Invitare ospiti tramite email | Inserisci l’indirizzo email dell’ospite per invitarlo alla riunione. |
| Partecipazione tramite browser | L’ospite può scegliere di partecipare tramite il browser senza dover installare l’app Teams. |
| Partecipazione anonima | Gli ospiti possono partecipare alla riunione in modalità anonima se preferiscono non fornire il proprio nome. |
Questa funzionalità è particolarmente utile per riunioni con clienti, stakeholder, fornitori o chiunque non abbia un account Office 365 associato alla tua organizzazione. Permette una flessibilità maggiore e facilita la collaborazione con partner esterni.
Best Practices per le Opzioni di Sicurezza delle Riunioni
Per riunioni altamente confidenziali, è buona pratica selezionare che tutti i partecipanti debbano aspettare nella lobby scegliendo l’opzione “Solo io” in Chi può aggirare la lobby e non permettere ai chiamanti di aggirare la lobby. Questo consente all’organizzatore della riunione di controllare chi viene ammesso alla riunione dopo essere stato identificato nella lobby. Inoltre, limitando il ruolo di presentatore solo all’organizzatore, si evita che i partecipanti non autorizzati condividano contenuti o disturbino la riunione.
Conclusione
Microsoft Teams offre numerosi strumenti per organizzare e gestire riunioni in modo efficace e sicuro, garantendo al contempo la partecipazione di tutti i membri necessari e il mantenimento della produttività. Sfruttando al massimo le opzioni di pianificazione, la gestione degli ospiti esterni e le impostazioni di sicurezza, le aziende possono migliorare la collaborazione e ottimizzare i processi decisionali. Nel prossimo capitolo, approfondiremo ulteriori funzionalità avanzate di Microsoft Teams per la collaborazione a livello aziendale.
