Padroneggiare Microsoft Teams Capitolo 19: Chiamate Vocali e Videochiamate in Microsoft Teams

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Microsoft Teams non è solo una piattaforma per la collaborazione tramite chat e messaggi; è anche uno strumento potente per effettuare chiamate vocali e videochiamate. Queste funzionalità sono ideali quando non c’è tempo per scrivere un messaggio o quando il contesto della comunicazione richiede una conversazione diretta. In questo capitolo, esploreremo come utilizzare le chiamate vocali e videochiamate in Teams, inclusa la condivisione dello schermo, le impostazioni delle chiamate e l’integrazione con sistemi telefonici aziendali.

Chiamate Vocali in Microsoft Teams

Le chiamate vocali in Teams sono perfette per le situazioni in cui è necessario parlare direttamente con un membro del team o un contatto esterno. Se hai già utilizzato Skype for Business sul posto di lavoro, troverai la funzionalità delle chiamate vocali in Teams molto simile. Puoi chiamare vocalmente chiunque all’interno o all’esterno della tua organizzazione che utilizzi anche Teams o Skype, anche se non è un membro dei tuoi team.

Come Effettuare una Chiamata Vocale

Per effettuare una chiamata vocale in Teams:

1. Clicca sull’icona della chat situata a sinistra nell’app Microsoft Teams.
2. Seleziona la persona che vuoi chiamare dalla tua lista recente o utilizza la casella di ricerca per trovarla. Puoi creare una nuova chat per effettuare la chiamata seguendo le istruzioni precedenti.
3. Clicca sull’icona del telefono situata in alto a destra del messaggio di chat.
4. La persona riceverà una notifica con un segnale di chiamata che sta ricevendo una chiamata da Teams. Se risponde, la chiamata inizia; in caso contrario, viene notificato che ha una chiamata persa.
5. Per condividere lo schermo, clicca sull’icona Condividi schermo. La condivisione dello schermo può essere configurata sia che tu abbia una chiamata in corso o meno.
6. Per ulteriori opzioni, seleziona il menu Altre azioni (…). Qui troverai opzioni per trasferire la chiamata, metterla in attesa, avviare una registrazione, e altro ancora.

Chiamate Telefoniche con il Sistema Telefonico di Teams

Se la tua organizzazione ti ha fornito una licenza per il Sistema Telefonico, puoi effettuare chiamate verso numeri di telefono fissi o mobili esterni, nonché ricevere chiamate sul tuo numero telefonico personale di Teams. Puoi anche ricevere chiamate da code di chiamata impostate dalla tua organizzazione, se questo fa parte dei tuoi compiti.

Con il Sistema Telefonico di Teams, avrai accesso a un tastierino numerico sotto l’app Chiamate insieme a contatti telefonici e contatti a selezione rapida. Oltre al tuo numero di telefono di Teams, è disponibile una segreteria telefonica personale dove le persone possono lasciare messaggi. Puoi ascoltare i tuoi messaggi vocali in Teams selezionando l’opzione Segreteria telefonica o tramite l’email che viene inviata anche alla tua casella di posta.

Impostazioni delle Chiamate in Microsoft Teams

Sia per le chiamate vocali che per quelle telefoniche, puoi decidere come gestire le chiamate in arrivo. Sotto Impostazioni e Chiamate che puoi trovare selezionando la tua immagine del profilo nell’angolo in alto a destra in Teams, troverai le impostazioni per come gestire le chiamate in arrivo e cosa dovrebbe accadere quando non rispondi o sei non disponibile.

Videochiamate in Microsoft Teams

Le videochiamate sono il metodo di comunicazione più personale all’interno di Teams poiché permettono di vedere e ascoltare la persona con cui stai parlando. Con le videochiamate di Teams, il volto di ogni persona riempie l’intero schermo, dando l’impressione di una conversazione faccia a faccia. Puoi anche inviare messaggi di chat e condividere il tuo schermo durante una videochiamata, nel caso tu voglia inviare un link a un prodotto di lavoro o mostrare qualcosa sul tuo schermo.

Come Effettuare una Videochiamata

Per effettuare una videochiamata in Teams:

1. Clicca sull’icona della chat situata a sinistra nell’app Teams.
2. Seleziona la persona con cui vuoi effettuare la videochiamata dalla tua lista recente o utilizza la casella di ricerca per trovarla. Puoi creare una nuova chat per effettuare la videochiamata seguendo le istruzioni precedenti.
3. Clicca sull’icona della videocamera situata in alto a destra del messaggio di chat.
4. La persona riceverà una notifica con un segnale di chiamata che sta ricevendo una videochiamata da Teams. Se risponde, la chiamata inizia; in caso contrario, viene notificato che ha una chiamata persa.

Rispondere a una Chiamata in Arrivo

Per rispondere a una chiamata in arrivo, clicca ovunque nel dialogo di chiamata in arrivo, noto anche come “toaster” che appare. Non è necessario mirare specificamente a un’icona; cliccare ovunque nel dialogo ti permette di accettare la chiamata utilizzando solo l’audio. Per rispondere con il video attivato, puoi selezionare l’icona del video. Se non vuoi rispondere, seleziona l’icona rossa di rifiuto per inviare la chiamata alla segreteria telefonica o a qualsiasi altra opzione selezionata per l’opzione di non risposta.

Conclusioni

Le chiamate vocali e videochiamate in Microsoft Teams sono strumenti essenziali per la comunicazione diretta e personale all’interno di un’organizzazione. Offrono flessibilità e una gamma di funzionalità avanzate, come la condivisione dello schermo e la gestione delle chiamate, che migliorano la collaborazione e la produttività. Utilizzando queste funzionalità in modo efficace, i team possono migliorare la comunicazione interna e assicurare che le conversazioni importanti siano gestite in modo efficiente.

Nel prossimo capitolo, esploreremo come integrare ulteriormente le funzionalità di chiamata di Teams con altri servizi e strumenti di Office 365 per migliorare ulteriormente la collaborazione e la gestione dei progetti.