Padroneggiare Microsoft Teams Capitolo 8: Gestione e Modifica dei Canali in Microsoft Teams

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I canali in Microsoft Teams sono strumenti essenziali per organizzare e gestire le comunicazioni e i contenuti all’interno di un team. Con il tempo, man mano che i contenuti e le conversazioni all’interno di un canale si evolvono, potrebbe essere necessario modificare il nome o la descrizione del canale, eliminare canali non più necessari o persino ripristinare quelli eliminati accidentalmente. Questo capitolo fornisce una guida dettagliata su come gestire e mantenere i canali nel miglior modo possibile.

Modificare un Canale

Man mano che le necessità del team cambiano, potrebbe essere utile modificare il nome o la descrizione di un canale per riflettere meglio il contenuto o l’obiettivo delle conversazioni. Ecco come fare:

1. Clicca sull’ellisse (…) accanto al nome del canale e seleziona Modifica questo canale.
2. Cambia il nome o la descrizione del canale e decidi se il canale deve essere visualizzato automaticamente per tutti i membri.
3. Clicca su Salva per confermare le modifiche.

Eliminare un Canale

Durante il processo di adozione di Microsoft Teams, può capitare che sia necessario eliminare un canale. Poiché ogni membro di un team può creare un canale di default, è probabile che qualcuno crei accidentalmente un canale o sperimenti la creazione senza averne realmente bisogno. Ad esempio, potrebbe essere creato un canale per un argomento che ha già un canale attivo. In questo caso, dovrebbe essere eliminato il canale con il minor contenuto. Un’altra situazione che può portare all’eliminazione di un canale è il raggiungimento del limite massimo di canali. Ogni team può avere un massimo di 200 canali, inclusi un massimo di 30 canali privati. Per la maggior parte dei team, 200 canali sono più che sufficienti, ma se il limite si avvicina, potrebbe essere necessario eliminare i canali che non vengono utilizzati spesso o per niente.

Quando un canale viene eliminato, tutte le conversazioni e le schede vengono eliminate insieme al canale. Tuttavia, i file associati al canale non vengono eliminati, poiché sono archiviati in SharePoint. Il canale eliminato può essere ripristinato, ma non può essere ricreato con lo stesso nome come fosse una nuova entità. Questo significa che puoi ripristinare un canale eliminato, ma non puoi riutilizzare lo stesso nome di un canale eliminato successivamente.

Come Eliminare un Canale

Per eliminare un canale, segui questi passaggi:

1. Clicca sull’ellisse (…) accanto al nome del canale e seleziona Elimina questo canale.
2. Clicca sul pulsante Elimina per confermare l’eliminazione.

Quando elimini un canale, ti viene fornito un link alla cartella dove sono archiviati i file del canale. Poiché i file sono archiviati in SharePoint, non vengono eliminati quando il canale viene eliminato. Per eliminare i file del canale:

1. Vai al canale Generale e seleziona la scheda File.
2. Clicca su Apri in SharePoint. Questo apre la libreria documenti del team nel tuo browser, mostrando una vista della cartella del canale.
3. Clicca su Documenti a sinistra del nome della cartella del canale.
4. Seleziona la cartella con il nome del canale e clicca su Elimina.

Nota: Quando un canale viene eliminato, rimane nel cestino per 30 giorni. Durante questi 30 giorni, il canale sarà ancora conteggiato nel limite dei 200 canali. Questo vale anche per il limite dei 30 canali privati.

Ripristinare un Canale

Se un canale eliminato deve essere ripristinato, questo può essere fatto rapidamente utilizzando la funzionalità di ripristino del canale.

Come Ripristinare un Canale

Per ripristinare un canale, segui questi passaggi:

1. Clicca sull’ellisse (…) accanto al nome del team e seleziona Gestisci team.
2. Seleziona la scheda Canali. Se ci sono canali eliminati, appariranno nella sezione eliminati.
3. Clicca su Ripristina per riportare il canale.

Gestione delle Email del Canale

Ogni canale in Microsoft Teams ha un indirizzo email univoco. Quando un canale riceve un’email, viene creata una nuova discussione di conversazione in Teams. L’indirizzo email della persona che ha inviato l’email al canale viene mostrato in cima alla conversazione. L’oggetto dell’email appare in grassetto, seguito dal corpo dell’email. C’è anche un link all’email originale, accessibile a chiunque nell’organizzazione, ma non agli ospiti esterni. Quando quel link viene cliccato, l’email si apre in Outlook. Se l’utente non ha effettuato l’accesso a Outlook, gli verrà chiesto di farlo. Tutti i messaggi email sono salvati in una sottocartella chiamata Email nella cartella del canale.

Questa funzionalità di email del canale serve a prevenire che messaggi importanti si perdano in infiniti thread di email. Spesso, le persone perdono informazioni quando qualcuno dimentica di fare “Rispondi a tutti” quando risponde a un’email o la inoltra a qualcun altro. L’email del canale aiuta a evitare questi errori. Inoltre, quando nuovi membri del team si uniscono, è molto più facile aggiornarli facendoli leggere le conversazioni in un canale.

Come Ottenere l’Indirizzo Email del Canale

Per ottenere l’indirizzo email di un canale, segui questi passaggi:

1. Clicca sull’ellisse (…) accanto al nome del canale e seleziona Ottieni indirizzo email.
2. Clicca sul pulsante Copia per copiare l’indirizzo email.

L’indirizzo email viene visualizzato insieme a link per le impostazioni avanzate e per rimuovere l’indirizzo email. L’indirizzo email è generato dal sistema e non può essere modificato. Il pulsante Copia consente di acquisire rapidamente l’indirizzo email da incollare in un’email.

Puoi controllare chi può inviare un’email all’indirizzo email del canale cliccando sul link delle impostazioni avanzate. Per impostazione predefinita, chiunque — anche persone che non sono membri del team o dell’organizzazione — può inviare un’email a un indirizzo email del canale. Puoi scegliere di consentire solo ai membri del team di inviare email all’indirizzo email del canale o di consentire l’invio di email solo da determinati domini. Esempi di domini email sono @hotmail.com, @gmail.com, @noteworthytt.com, e @melihubb.com.

Se viene cliccato il pulsante Rimuovi indirizzo email, l’indirizzo email viene disabilitato. Se qualcuno tenta di inviare un’email al canale dopo che l’indirizzo email è stato rimosso, riceverà un errore di consegna.

Nota: Se l’indirizzo email del canale viene rimosso, non può essere recuperato. Rimuovi l’indirizzo solo se sei assolutamente sicuro di non voler più utilizzare la funzionalità dell’indirizzo email del canale.

Conclusioni

La gestione efficace dei canali in Microsoft Teams è fondamentale per mantenere l’organizzazione e la produttività all’interno del team. Sapere come modificare, eliminare e ripristinare i canali, così come gestire le email dei canali, permette ai team di lavorare in modo più efficiente e di mantenere una comunicazione chiara e diretta.

Nei prossimi capitoli, esploreremo altre funzionalità avanzate di Microsoft Teams e come queste possono essere sfruttate per migliorare ulteriormente la collaborazione e la gestione delle informazioni all’interno della tua organizzazione.