Padroneggiare Microsoft Teams Capitolo 6: Gestire un Team in Microsoft Teams

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Gestire un team in Microsoft Teams è fondamentale per garantire una collaborazione efficace e una comunicazione fluida all’interno dell’organizzazione. Quando si crea un nuovo team, ci sono un numero limitato di opzioni disponibili per configurare le sue impostazioni. Gran parte di questa gestione avviene utilizzando l’opzione Gestisci team. All’interno di questa area, è possibile modificare le impostazioni generali per tutti i membri del team, comprese le autorizzazioni generali per ciò che gli utenti interni e gli ospiti possono fare. È inoltre possibile determinare se possono essere utilizzati @menzioni, emoji o GIF animate e cambiare l’immagine del team (icona).

Aggiungere un’Immagine al Team

Personalizzare l’aspetto del team con un’immagine è un modo semplice per rendere il team più riconoscibile e per rinforzare l’identità del gruppo. Ecco come aggiungere un’immagine al team:

1. Clicca sull’ellisse (…) alla destra del nome del team e seleziona Gestisci team.
2. Seleziona la scheda Impostazioni, poi seleziona Immagine del team. Espandi la sezione e clicca su Cambia immagine. Nella finestra pop-up, individua l’immagine che desideri utilizzare.
3. Clicca su Salva per applicare l’immagine.

Modificare un Team

Può capitare di dover cambiare il nome o la descrizione di un team, ad esempio a causa di un cambiamento organizzativo, dell’esistenza di un altro team con lo stesso nome o di feedback dei membri del team. La modifica di un team è semplice e veloce:

1. Clicca sull’ellisse (…) alla destra del nome del team e seleziona Modifica team.
2. Modifica il nome del team, la descrizione e le impostazioni sulla privacy come desiderato.
3. Clicca su Fatto per salvare le modifiche.

Aggiungere Membri al Team

I proprietari del team hanno la possibilità di aggiungere membri sia ai team privati che a quelli pubblici. Aggiungere membri è un passaggio essenziale per costruire un team collaborativo e assicurarsi che tutte le persone giuste siano coinvolte.

Per aggiungere membri al team:

1. Clicca sull’ellisse (…) accanto al nome del team e seleziona Aggiungi membri.
2. Inizia a digitare il nome della persona, della lista di distribuzione o del gruppo di sicurezza abilitato alla posta che desideri aggiungere al team.
3. Clicca su Aggiungi. Le persone che aggiungi riceveranno una notifica via email che sono state aggiunte al team.

Eliminare un Team

Eliminare un team è una decisione importante e deve essere fatta con cautela. Quando un team viene eliminato, tutti i canali, le chat, i file e il gruppo di Office 365 associato vengono eliminati. Il team eliminato viene tenuto nel “cestino” del tenant in Azure Active Directory (AAD) per 30 giorni e viene considerato in stato di “soft-delete”. Durante questo periodo, il team può essere ripristinato utilizzando PowerShell, ma ciò richiede l’assistenza di un amministratore. Potrebbero essere necessarie fino a 24 ore affinché un team eliminato riappaia dopo essere stato ripristinato. Dopo 30 giorni, se non viene ripristinato, il team viene eliminato definitivamente dall’ambiente e non può essere recuperato, nemmeno da Microsoft.

Per eliminare un team:

1. Clicca sull’ellisse (…) alla destra del nome del team e seleziona Elimina il team.
2. Spunta la casella per confermare di aver compreso che tutto sarà eliminato.
3. Clicca sul pulsante Elimina team.

Nota: In alcuni casi, i gruppi di Office 365 sono utilizzati per scopi diversi da Microsoft Teams. Non è possibile eliminare un team e mantenere il gruppo per altri scopi.

Strategie di Gestione Avanzata del Team

La gestione efficace di un team richiede anche la capacità di configurare e controllare vari aspetti delle impostazioni di team. Alcune delle impostazioni avanzate includono:

• Gestione delle autorizzazioni: I proprietari del team possono controllare chi può aggiungere nuove app o connettori, garantendo che solo le persone autorizzate possano apportare modifiche significative alla configurazione del team.
• Configurazione delle notifiche: È possibile configurare le notifiche per garantire che tutti i membri del team siano informati sugli aggiornamenti critici senza essere sopraffatti da notifiche irrilevanti.
• Personalizzazione del contenuto del team: Utilizzando le schede e i canali, è possibile organizzare le informazioni in modo che siano facilmente accessibili e rilevanti per i membri del team. Questo aiuta a migliorare la produttività e a mantenere alta la collaborazione.

Migliori Pratiche per la Gestione del Team

Ecco alcune migliori pratiche per la gestione dei team in Microsoft Teams:

1. Definire chiaramente ruoli e responsabilità: Assicurati che ogni membro del team sappia quali sono le sue responsabilità e quali sono le sue aspettative.
2. Mantenere una comunicazione aperta: Utilizza i canali di Teams per mantenere tutti informati e coinvolti nelle conversazioni pertinenti.
3. Utilizzare le funzioni di gestione del team in modo efficace: Approfitta delle opzioni di gestione disponibili in Teams per configurare le autorizzazioni e le impostazioni in modo che supportino al meglio la tua strategia di team.

Conclusioni

La gestione di un team in Microsoft Teams richiede una comprensione delle varie funzionalità e impostazioni disponibili per i proprietari del team. Dalla creazione del team alla gestione dei membri e delle autorizzazioni, ogni passaggio è cruciale per garantire una collaborazione efficace e una comunicazione fluida. Utilizzando le migliori pratiche e sfruttando le opzioni di gestione avanzate, è possibile ottimizzare il modo in cui i team operano, migliorando la produttività e il coinvolgimento.