Padroneggiare Microsoft Teams Capitolo 5: Lavorare con Microsoft Teams

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Microsoft Teams è al centro della collaborazione e della produttività degli utenti. Anche se Teams può essere utilizzato solo per chattare e tenere riunioni, il vero potere dell’applicazione si manifesta quando si aggiungono team e canali e si sa come recuperare informazioni da essi. In questo capitolo forniremo informazioni e istruzioni su come massimizzare il lavoro con Microsoft Teams. Esploreremo la creazione di team, canali e schede, oltre alla ricerca utilizzando i comandi @ e le scorciatoie.

Ruoli e Permessi in Microsoft Teams

Quello che puoi o non puoi fare in Microsoft Teams dipende dal ruolo di autorizzazione che hai. Attualmente, ci sono tre ruoli disponibili in Teams:

• Membro del team
• Proprietario del team
• Ospite (deve essere abilitato dal tuo amministratore)

Di default, chiunque all’interno di un’organizzazione può creare un team. Quando lo fanno, diventano automaticamente il proprietario del team. Nella Tabella 1, sono elencate le azioni predefinite che i membri del team e i proprietari del team possono eseguire quando lavorano in Teams. Alcune di queste azioni predefinite possono anche essere modificate dal proprietario del team.

Nota: Gli ospiti sono persone che non fanno parte di un’organizzazione e quindi non hanno un’identità aziendale.

Tabella 1: Impostazioni Predefinite di Proprietario e Membro del Team in un Nuovo Team

Nota: I proprietari del team possono limitare chi può aggiungere app a un team. Alcune app possono richiedere permessi aggiuntivi per essere installate o licenze.

Creare e Gestire i Team

I Team sono il luogo centrale in cui un gruppo di persone con funzioni di lavoro comuni può tenere conversazioni, collaborare sui contenuti e creare prodotti di lavoro. I team fungono da contenitori per canali e schede. Il primo passo per configurare un team è creare il team stesso; poi, puoi arricchirne la funzionalità aggiungendo canali, schede e connettori. Iniziamo!

Nota: Gli utenti devono essere abilitati per Office 365 Groups per creare team in Microsoft Teams.

Come Creare un Team

Per creare un team, segui questi passaggi:

1. Clicca su Aggiungi team, situato in basso a sinistra nell’app Teams.
2. Clicca sul pulsante Crea team.
3. Inserisci un nome per il team, una descrizione e le impostazioni sulla privacy.
4. Aggiungi i membri del team. È possibile selezionare il nome di una persona, una lista di distribuzione o un gruppo di sicurezza abilitato alla posta.

Assicurati di dare al tuo team un nome significativo. Anche se è facoltativo, si consiglia di inserire una descrizione per il team. Man mano che vengono aggiunti più team, una descrizione aiuta le persone nell’organizzazione a determinare a quale team pubblico dovrebbero unirsi.

Dovrai anche decidere la privacy per il nuovo team. Se non cambi l’impostazione, questa sarà impostata su privato di default. Ciò significa che solo i proprietari del team possono aggiungere membri. C’è anche l’opzione di rendere il team pubblico, il che significa che chiunque nell’organizzazione che ha una licenza di Microsoft Teams può unirsi.

Nota: È importante assicurarsi che un team con il nome che intendi utilizzare non esista già. Nulla ti impedisce di creare un nome che sia uguale a un altro team; tuttavia, ciò può creare confusione e altri problemi per i tuoi utenti.

Un’altra opzione è creare un team da un gruppo di Office 365 esistente. Quando crei un nuovo team, clicca prima sul link in fondo alla finestra che dice Unisciti o crea un team. Successivamente, clicca sul pulsante Crea un team. Apparirà una finestra con un link per selezionare Crea un team da un gruppo di Office 365 esistente. Ti verrà fornita una lista dei gruppi di cui sei proprietario tra cui scegliere. Una volta selezionato il gruppo, puoi creare il team. Tutti coloro che fanno parte del gruppo vengono aggiunti come membri del team.

Nota: I team possono essere riordinati nella navigazione a sinistra trascinandoli e rilasciandoli dove desideri. Anche i canali che fanno parte del team vengono spostati con esso.

Massimizzare l’Uso dei Canali

I canali sono un componente fondamentale di Microsoft Teams, in quanto rappresentano le conversazioni organizzate attorno a specifici argomenti, progetti o aree di interesse. Creare e gestire efficacemente i canali può migliorare significativamente la collaborazione e la produttività del team.

I canali possono essere pubblici, permettendo a tutti i membri del team di visualizzare e partecipare, o privati, limitando l’accesso solo a utenti specifici all’interno del team. Questo permette una gestione flessibile delle comunicazioni e dei dati sensibili.

Utilizzare i Comandi @ e le Scorciatoie

Una delle caratteristiche più potenti di Microsoft Teams è l’uso dei comandi @ per cercare informazioni rapidamente e interagire con altri membri del team. I comandi @ possono essere utilizzati per menzionare specifici utenti, richiedere informazioni o eseguire azioni come programmare riunioni o condividere documenti.

Le scorciatoie da tastiera sono un altro strumento utile per navigare rapidamente attraverso l’interfaccia di Teams, consentendo agli utenti di accedere facilmente alle funzionalità principali senza dover utilizzare il mouse.

Conclusioni e Prossimi Passi

L’uso efficace di Microsoft Teams richiede una buona comprensione delle sue caratteristiche e delle best practice per la gestione dei team, dei canali e delle conversazioni. Creare team significativi, utilizzare correttamente i canali e sfruttare i comandi e le scorciatoie disponibili può migliorare notevolmente la collaborazione e la produttività all’interno dell’organizzazione.

Nei capitoli successivi, esploreremo ulteriormente come configurare e personalizzare Teams per soddisfare le esigenze specifiche della tua organizzazione, con focus su aspetti avanzati come la gestione della sicurezza e l’integrazione di applicazioni di terze parti.