Padroneggiare Microsoft Teams Capitolo 3: Cosa Include la Creazione di un Team in Microsoft Teams

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Capitolo 3: Cosa Include la Creazione di un Team in Microsoft Teams

Microsoft Teams è una combinazione di diverse applicazioni riunite in un’unica piattaforma. Tuttavia, ci sono alcuni elementi chiave che permettono a Teams di funzionare correttamente. Ogni volta che crei un nuovo team, vengono creati in background, sui server di Microsoft, i seguenti elementi al di fuori dell’interfaccia di Teams:

• Gruppi di Office 365 (Modern Groups) – a meno che tu non scelga un gruppo esistente quando aggiungi un nuovo team
• Raccolta di siti di SharePoint (con una libreria documenti)
• Cassetta postale del gruppo di Exchange Online

Quando utilizzi Microsoft Teams, potrebbe non essere immediatamente evidente che stai utilizzando anche questi altri software, poiché sono “mascherati” dietro l’interfaccia di Teams. Un esempio di questo è la scheda File nel tuo team. I tuoi documenti sembrano essere tutti in Teams, ma in realtà sono archiviati in SharePoint in background, come avviene per le riunioni che sono archiviate in Outlook. Per un utente regolare, questa distinzione non è estremamente importante. Tuttavia, se sei l’amministratore di un ambiente Microsoft Teams, queste informazioni sono fondamentali perché alcune operazioni di manutenzione e riparazione che esegui potrebbero dover essere effettuate direttamente in questi software e non tramite Teams.

SharePoint e Microsoft Teams: Una Sinergia Essenziale

Quando crei un nuovo team in Microsoft Teams, uno dei componenti creati è un sito del team Modern SharePoint Online con una libreria documenti. Per poter utilizzare Microsoft Teams, SharePoint Online deve essere attivo nel tuo tenant, poiché SharePoint On-Premises non è supportato. All’interno del team viene creata automaticamente una libreria di Documenti Condivisi; tuttavia, è possibile utilizzare una libreria documenti esistente da un altro sito di SharePoint se i tuoi documenti sono già archiviati altrove.

Nota: Anche se ogni canale in Microsoft Teams ha una cartella corrispondente in SharePoint Online per i file con cui lavori, la cartella non viene creata fino a quando non viene caricato un file.

Alcuni dei file che gli utenti caricano sono archiviati “dietro le quinte” in questa libreria documenti di SharePoint. Quando viene creato un canale privato, verrà inoltre fornita una raccolta di siti separata con la propria libreria documenti SharePoint, contenente documenti specifici per gli utenti di quel canale privato, mantenendoli separati dagli altri membri del team.

Se apri la libreria documenti in SharePoint, avrai anche la possibilità di aggiungere colonne di metadati per fornire informazioni aggiuntive sul documento, come una descrizione o uno stato. Queste colonne di metadati non sono attualmente disponibili per la visualizzazione all’interno di Teams.

Utilizzare la Raccolta di Siti di SharePoint Fuori da Teams

Un quesito interessante è se sia consigliabile o meno incoraggiare le persone a utilizzare la raccolta di siti di SharePoint per altri motivi (flussi di lavoro, elenchi, ecc.). Attualmente, l’unica parte della raccolta di siti di SharePoint che appare automaticamente in Microsoft Teams è la cartella dei Documenti Condivisi. È possibile utilizzare altre parti di SharePoint, ma è necessario aggiungerle come collegamento da una scheda o aggiungendo l’archiviazione cloud.

Uno dei potenziali vantaggi di utilizzare la raccolta di siti di SharePoint al di fuori dell’interfaccia di Teams è che SharePoint offre una sicurezza molto più granulare. Questa può essere una soluzione per superare l’attuale limitazione dell’assenza di sicurezza basata sui canali in Teams. Tuttavia, lo svantaggio di questo approccio è che si devono gestire entrambi i prodotti, Microsoft Teams e SharePoint, per gestire diversi elementi.

Attenzione: Sebbene sia possibile aggiungere altri elementi in una raccolta di siti di SharePoint per inserirli nella scheda del canale per un accesso facile, modificare la struttura delle cartelle dei canali non aggiorna i canali in Teams. È importante creare i canali solo dall’interfaccia di Teams.

Tabelle Riassuntive

Conclusioni

L’integrazione tra Microsoft Teams e SharePoint offre una vasta gamma di funzionalità che migliorano la collaborazione e la gestione dei documenti all’interno di un’organizzazione. Comprendere come questi strumenti lavorano insieme e quali componenti vengono creati automaticamente è fondamentale per sfruttare al meglio Teams e garantire un utilizzo efficace e sicuro.