Padroneggiare Microsoft Teams Capitolo 14: Comunicare in Microsoft Teams

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Capitolo 14: Comunicare in Microsoft Teams

Microsoft Teams offre una vasta gamma di strumenti di comunicazione che permettono ai membri del team di collaborare efficacemente, indipendentemente da dove si trovino. Nel mondo moderno, molti membri del team sono in movimento, lavorano da casa o sono in località remote, lontano dal loro team fisico. Disporre di opzioni di comunicazione virtuale affidabili è essenziale per mantenere la produttività, collaborare e prendere decisioni rapide, sia con colleghi interni all’organizzazione sia con contatti esterni che possono essere facilmente invitati come ospiti per partecipare alla collaborazione come membri del team. In questo capitolo, discuteremo le diverse modalità di comunicazione in Microsoft Teams, tra cui voce, video, conversazioni nei canali, chat e altre opzioni. Cominceremo, però, da uno degli aspetti più importanti di Microsoft Teams: la gestione delle notifiche.

Notifiche in Microsoft Teams

Le notifiche sono uno strumento eccellente per rimanere aggiornati su tutto ciò che è importante in Microsoft Teams. Tuttavia, un numero eccessivo di notifiche può diventare opprimente, e si corre il rischio di perdere quelle più rilevanti. È quindi fondamentale regolare le impostazioni delle notifiche in modo da adattarle alle proprie preferenze. Queste impostazioni non sono controllate dal reparto IT; spetta all’utente trovare una combinazione di impostazioni che funzioni meglio per lui.

Impostazioni Generali delle Notifiche

Le impostazioni generali delle notifiche si trovano selezionando la propria immagine nell’angolo in alto a destra di Teams. Qui è possibile trovare le impostazioni delle notifiche per menzioni, risposte, chat e riunioni, insieme a un’opzione per riprodurre un suono per le notifiche. Considerando la sicurezza, è possibile scegliere di non visualizzare un’anteprima del messaggio nel banner per eliminare il rischio di rivelare informazioni sensibili a chi guarda lo schermo.

È anche possibile ricevere un’email con un riepilogo di tutte le attività perse, decidendo con quale frequenza inviarla o se disattivarla completamente. Questo può essere utile se si è membri di più organizzazioni Teams contemporaneamente e quindi non si riesce a rimanere aggiornati su tutto.

Tipi di Notifiche

Esistono due tipi principali di notifiche in Microsoft Teams:

• Banner: È la piccola finestra che “compare” dalla barra delle applicazioni, a volte chiamata “toaster”, progettata per attirare l’attenzione su qualcosa di importante.
• Mostra nel feed: Le notifiche vengono mostrate nel feed delle attività che si trova nell’angolo in alto a sinistra di Teams. Il feed delle attività è anche il luogo in cui tutte le notifiche e gli avvisi sono visualizzati.

Nota: È importante trovare le impostazioni di notifica che funzionano per te per menzioni, risposte, chat e riunioni. Non esiste un’impostazione universale che si adatti a tutti. Inoltre, nota che c’è una differenza tra queste impostazioni di notifica e quelle presenti nell’app mobile di Teams, di cui puoi leggere di seguito.

Comunicazione tramite Chat e Conversazioni nei Canali

Le chat e le conversazioni nei canali sono i due principali metodi di comunicazione testuale in Microsoft Teams.

• Chat: Le chat sono conversazioni private che possono includere due o più persone. Le chat possono essere utilizzate per discussioni rapide e private che non richiedono la visibilità dell’intero team.
• Conversazioni nei Canali: Le conversazioni nei canali sono visibili a tutti i membri di un canale e sono utilizzate per comunicazioni che potrebbero essere utili per tutto il team. Questo è particolarmente utile per condividere aggiornamenti di progetto, annunci o per collaborare su attività specifiche.

Menzioni e Tag nelle Conversazioni

Utilizzare le @menzioni è un modo efficace per attirare l’attenzione di un particolare membro del team o dell’intero team su una conversazione o su un messaggio importante. Quando si menziona qualcuno utilizzando il simbolo @ seguito dal loro nome, quella persona riceverà una notifica. È possibile menzionare singoli membri, interi team o canali per garantire che i messaggi importanti non vengano persi.

Utilizzo delle Chiamate Vocali e Video

Le chiamate vocali e video sono un’altra componente chiave della comunicazione in Microsoft Teams. Queste funzioni permettono ai membri del team di comunicare in tempo reale, sia che si tratti di una chiamata uno-a-uno, sia che si tratti di una riunione di gruppo.

• Chiamate Vocali: Utili per le conversazioni rapide che richiedono un’interazione più diretta rispetto alla chat.
• Videochiamate: Aggiungono un livello visivo alle comunicazioni, migliorando la comprensione e la collaborazione. Le videochiamate possono essere utilizzate per riunioni di team, presentazioni o semplicemente per interazioni faccia a faccia.

Gestione delle Riunioni in Microsoft Teams

Le riunioni sono una parte fondamentale di Microsoft Teams e possono essere pianificate in anticipo o avviate al volo.

• Pianificazione delle Riunioni: Le riunioni possono essere pianificate tramite il calendario di Teams, integrato con Outlook. Durante la pianificazione, è possibile invitare partecipanti, impostare l’agenda e aggiungere file pertinenti.
• Funzionalità di Condivisione dello Schermo: Durante una riunione, i partecipanti possono condividere il proprio schermo per presentare documenti, presentazioni o qualsiasi altro contenuto. Questa funzione è utile per la collaborazione su documenti in tempo reale o per la formazione.

Migliori Pratiche per la Comunicazione in Microsoft Teams

1. Usa le Menzioni con Moderazione: Utilizzare le menzioni in modo selettivo per evitare di sovraccaricare i membri del team con notifiche non necessarie.
2. Organizza le Conversazioni per Argomento: Utilizza canali dedicati per diversi progetti o aree di interesse per mantenere le conversazioni organizzate.
3. Personalizza le Notifiche: Configura le notifiche in modo che siano pertinenti e utili, riducendo al minimo le distrazioni.
4. Utilizza le Videochiamate per Chiarimenti Importanti: Quando è necessario un chiarimento o una discussione più approfondita, opta per una videochiamata piuttosto che per una lunga catena di messaggi.
5. Sfrutta le Funzionalità di Condivisione: Usa la condivisione dello schermo e la condivisione dei file per collaborare in tempo reale su documenti e presentazioni.

Conclusioni

La comunicazione efficace è fondamentale per il successo di qualsiasi team. Utilizzando le varie funzionalità di comunicazione di Microsoft Teams, come chat, conversazioni nei canali, chiamate vocali e videochiamate, i team possono migliorare la loro capacità di collaborare e rimanere connessi, indipendentemente da dove si trovino i membri. Regolare le impostazioni di notifica e seguire le migliori pratiche di comunicazione può migliorare ulteriormente l’efficienza e la produttività.

Nel prossimo capitolo, esploreremo in dettaglio come Microsoft Teams può essere utilizzato per la gestione avanzata dei progetti e come sfruttare le sue integrazioni con altre applicazioni di Office 365 per ottimizzare i flussi di lavoro e migliorare la produttività.