Padroneggiare Microsoft Teams Capitolo 10: Gestione delle Schede in Microsoft Teams

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Le schede all’interno di Microsoft Teams consentono di personalizzare lo spazio di lavoro, rendendo possibile un ambiente di collaborazione altamente configurabile. Le schede fungono da contenitori all’interno dei canali di un team che ospitano contenuti connessi a servizi cloud, come file, siti web, elenchi e librerie di SharePoint, compiti di Planner, report di Power BI, e anche strumenti cloud di terze parti. Ogni canale ha il proprio set di schede che può essere configurato in base alle esigenze del team.

Schede Predefinite in Microsoft Teams

Ogni canale in Microsoft Teams viene automaticamente fornito con tre schede predefinite: Post, File e Wiki. Mentre la scheda Wiki può essere eliminata, le schede Post e File fanno parte della funzionalità di base di Microsoft Teams e non possono essere rimosse.

Scheda Post

La scheda Post è presente in ogni canale di un team e viene utilizzata per le conversazioni tra i membri del team. Le conversazioni che si svolgono all’interno di un canale sono specifiche di quel canale e non possono essere visualizzate tutte insieme per tutti i canali di un team. Ogni conversazione nella scheda Post è visibile a tutti i membri del canale e rappresenta un punto centrale per le comunicazioni all’interno di quel contesto specifico.

Scheda File

La scheda File è il luogo dove vengono caricati documenti e altri file per permettere ai membri del team di collaborare e condividere. I file dovrebbero essere aggiunti solo se pertinenti all’argomento del canale. Tutti i file caricati nelle diverse schede File dei canali sono memorizzati in un’unica libreria documenti di SharePoint per il team. Ogni canale ottiene una propria cartella all’interno della libreria documenti. Quando si clicca sulla scheda File in un canale, viene visualizzata una vista dei file nella cartella del canale.

Operazioni sui File nella Scheda File

• Caricare file: Per caricare un file nella scheda File, clicca su Carica, seleziona il file o i file che vuoi caricare, e clicca su Apri.
• Eliminare file: Per eliminare un file dalla scheda File, clicca sul documento per evidenziarlo in blu, clicca su Elimina e poi su Conferma.
• Scaricare file: Per scaricare un file dalla scheda File, clicca sul documento per evidenziarlo in blu, clicca su Scarica e poi seleziona il file per aprirlo.

Nota: Quando un file viene rimosso dalla scheda File, viene spostato nel cestino di SharePoint.

Scheda Wiki

La scheda Wiki permette di catturare rapidamente idee e informazioni su una pagina centrale per ogni canale. La scheda Wiki è composta da pagine e sezioni. Quando vengono aggiunte pagine, queste vengono visualizzate in un riquadro di navigazione a sinistra. Le sezioni aggiunte a una pagina appaiono nella navigazione sotto la pagina di cui fanno parte, creando una sorta di indice dei contenuti. Le organizzazioni possono utilizzare la pagina wiki per presentare informazioni come checklist o i passaggi di un processo. Se crei una sezione per ogni voce della checklist, i membri del team possono utilizzare la funzionalità di conversazione integrata per discutere il processo e fornire feedback.

Gestione delle Schede in Microsoft Teams

Le schede in Microsoft Teams non solo facilitano la collaborazione, ma permettono anche di integrare diverse applicazioni e servizi per migliorare l’efficienza del lavoro di squadra. Vediamo come creare, eliminare e gestire le schede in Teams.

Creare una Scheda

Per aggiungere una scheda in un canale:

1. Clicca sul segno più (+) situato all’estrema destra dell’area delle schede del canale.
2. Seleziona il connettore o l’app per il servizio che desideri connettere e utilizzare nella scheda.

Il connettore selezionato determinerà il passaggio successivo per l’aggiunta della scheda. A seconda della scelta, ti verrà chiesto di selezionare un file o un prodotto di lavoro, o di crearne uno nuovo.

Nota: Per garantire la sicurezza delle informazioni quando si aggiunge un sito web a una scheda, l’URL deve iniziare con https.

Eliminare una Scheda

Per eliminare una scheda:

1. Clicca sul nome della scheda che desideri eliminare.
2. Clicca sulla freccia a discesa, quindi seleziona Rimuovi.
3. Clicca su Rimuovi quando richiesto.

Quando una scheda viene eliminata, il file o il prodotto di lavoro visualizzato non viene eliminato dalla sorgente.

Integrazione di Servizi e Applicazioni di Terze Parti

Una delle potenzialità più rilevanti delle schede in Microsoft Teams è l’integrazione di servizi e applicazioni di terze parti. Questo permette ai team di accedere e collaborare direttamente su documenti, task e strumenti da una singola interfaccia.

Esempi di Integrazione nelle Schede

• Planner: Per gestire le attività del progetto direttamente in Teams.
• Power BI: Per visualizzare report e dashboard direttamente nei canali.
• OneNote: Per prendere appunti condivisi e collaborativi all’interno del team.
• GitHub: Per integrare i repository di codice e gestire le versioni all’interno dei progetti software.

Migliori Pratiche per l’Uso delle Schede

1. Utilizza le schede per centralizzare il lavoro: Integra tutti gli strumenti necessari in un unico luogo per ridurre il tempo perso a passare da un’app all’altra.
2. Configura le schede per scopi specifici: Ogni scheda dovrebbe avere uno scopo chiaro e fornire valore al team.
3. Aggiorna regolarmente le schede: Assicurati che i contenuti nelle schede siano sempre aggiornati e pertinenti.
4. Coinvolgi il team nella configurazione delle schede: Chiedi ai membri del team quali strumenti vorrebbero vedere integrati nelle schede per migliorare la produttività.
5. Gestisci le autorizzazioni: Controlla chi può aggiungere, modificare o rimuovere schede per garantire la sicurezza e l’integrità dei contenuti.

Conclusioni

Le schede sono una caratteristica chiave che permette a Microsoft Teams di essere una piattaforma versatile e potente per la collaborazione e la gestione del lavoro. Utilizzando le schede per integrare strumenti e servizi, le organizzazioni possono creare un ambiente di lavoro unificato e altamente efficiente. Gestire correttamente le schede, dal caricamento dei file alla configurazione delle wiki, è essenziale per sfruttare appieno le potenzialità di Microsoft Teams.

Nel prossimo capitolo, esploreremo ulteriori funzionalità avanzate di Microsoft Teams, inclusi i flussi di lavoro automatizzati e come ottimizzare l’uso di Teams per migliorare la produttività e l’efficacia dei team.