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Creare un foglio di calcolo condiviso in Excel 2021 è un’operazione fondamentale per facilitare la collaborazione tra colleghi, amici o compagni di classe. Condividere un foglio di calcolo consente a più utenti di lavorare simultaneamente sullo stesso documento, migliorando l’efficienza e la produttività. In questa guida dettagliata, ti mostrerò come creare e condividere un foglio di calcolo in Excel 2021, passo dopo passo.
Perché Condividere un Foglio di Calcolo?
- Collaborazione in Tempo Reale: Più persone possono lavorare sullo stesso documento contemporaneamente.
- Aggiornamenti Immediati: Tutte le modifiche vengono salvate e aggiornate in tempo reale.
- Centralizzazione dei Dati: Un unico documento centralizzato evita duplicazioni e confusioni.
Passaggi per Creare e Condividere un Foglio di Calcolo in Excel 2021
1. Preparare il Documento
Prima di condividere il foglio di calcolo, assicurati che sia pronto per la collaborazione. Controlla che i dati siano accurati e che il formato del foglio di calcolo sia chiaro e leggibile.
2. Salvare il Documento su OneDrive
Per condividere un foglio di calcolo, devi salvarlo su una piattaforma di cloud storage come OneDrive. OneDrive è integrato con Microsoft Excel, rendendo la condivisione semplice e immediata.
Passaggio 1: Salvare su OneDrive
- Apri il documento in Excel 2021.
- Vai a File > Salva come.
- Seleziona OneDrive come destinazione di salvataggio.
- Scegli o crea una cartella su OneDrive e salva il documento.
3. Condividere il Foglio di Calcolo
Una volta salvato il documento su OneDrive, è il momento di condividerlo con gli altri utenti.
Passaggio 2: Condividere tramite OneDrive
- Clicca su Condividi: Nella barra degli strumenti in alto a destra, clicca sul pulsante Condividi.
- Inserisci gli indirizzi email: Nel campo di condivisione, inserisci gli indirizzi email delle persone con cui vuoi condividere il foglio di calcolo.
- Imposta le autorizzazioni: Scegli se i collaboratori possono modificare o solo visualizzare il documento.
- Invia l’invito: Clicca su Invia per condividere il documento.
4. Collaborare in Tempo Reale
I collaboratori riceveranno un’email con un link al foglio di calcolo. Possono cliccare sul link per aprire il documento in Excel o in Excel Online e iniziare a lavorarci.
Passaggio 3: Modifica Condivisa
- Apri il documento: I collaboratori possono aprire il documento da OneDrive o dal link ricevuto via email.
- Modifica in tempo reale: Tutte le modifiche apportate dai collaboratori saranno visibili in tempo reale. I cursori di ciascun collaboratore sono evidenziati con nomi diversi per identificare chi sta facendo quali modifiche.
5. Utilizzare i Commenti e le Note
Excel 2021 offre la possibilità di aggiungere commenti e note per facilitare la comunicazione e la revisione durante la collaborazione.
Passaggio 4: Aggiungere Commenti
- Seleziona la cella su cui vuoi aggiungere un commento.
- Vai alla scheda Revisione e clicca su Nuovo commento.
- Scrivi il tuo commento: Inserisci il testo del commento nel riquadro che appare accanto al documento.
6. Revisionare e Gestire le Modifiche
Per mantenere l’ordine e garantire che tutte le modifiche siano accettate dai membri del team, è utile utilizzare la funzionalità di revisione.
Passaggio 5: Utilizzare la Revisione
- Vai alla scheda Revisione.
- Abilita Traccia modifiche: Clicca su Traccia modifiche per tenere traccia di tutte le modifiche apportate al documento.
- Revisiona le modifiche: Esamina le modifiche suggerite e scegli di accettarle o rifiutarle.
7. Sincronizzare e Salvare le Modifiche
Le modifiche apportate vengono sincronizzate automaticamente, ma è sempre buona norma salvare periodicamente il documento per evitare perdite di dati.
Conclusione
Creare un foglio di calcolo condiviso in Excel 2021 è un processo semplice che può migliorare notevolmente la produttività e la collaborazione del team. Seguendo i passaggi descritti in questa guida, potrai sfruttare al massimo le funzionalità di Excel 2021 per la collaborazione in tempo reale.
